How to use Notion as a CRM? Step-by-step Guide

Growth exposes every weakness in a contact management system. What worked for a handful of customers quickly turns into missed follow-ups, outdated information, and hours spent searching for the latest conversation.

How to use Notion as a CRM is a question many growing teams ask because Notion offers flexibility without the complexity of traditional CRM software. Before building a workspace, it's worth understanding where Notion performs well, where its limitations appear, and how to structure it so customer relationships remain organized as the business scales.

Notionとは何ですか？

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Notion is a modular workspace used to create and organize documents, databases, and internal processes in one place. It combines notes, wikis, project management, and lightweight database views (tables, boards, calendars) to structure information for teams and individuals.

一般的な使用例には、ナレッジベース、プロジェクト追跡、標準作業手順書（SOP）、会議メモ、コンテンツカレンダー、シンプルな運用dashboardsなどがあります。

NotionはCRMですか？

❌ NotionはCRMではありません。CRMテンプレートの構築には使用できますが、標準でコアなCRM機能を提供しているわけではありません。

「CRM」という概念は、通常、手動のデータベース（レコード、プロパティ、ビュー）のままです。営業チームが真のCRMに期待する、メールやカレンダーのネイティブ同期、自動化されたアクティビティタイムライン、リードキャプチャ、重複排除、データエンリッチメント、パイプラインガバナンス、予測、ロールベースの制御といった機能が欠如しています。

Notionは小規模なパイプラインや初期段階のワークフロー向けの軽量トラッカーとして機能します。データ品質、責任の所在、レポート作成、実行速度が優先事項となった段階で、専用のCRMが必要となります。

Notionがスケーリングを停止するとき

顧客数が20、30、あるいは100を超える規模に拡大すると、より構造化されたCRMの必要性が明らかになる。

優れたCRMは、反復作業を自動化し、データを効率的に管理し、数か月先までタイムリーなフォローアップリマインダーを送信できます。基本的なソリューションでは手狭になった20～50人のチームにとって、folk シンプルさと高度な機能の完璧なバランスを提供し、成長する顧客関係を効果的に管理するために必要な機能を備えています。

最適なソリューションを見つけるお手伝いとして、Notionに代わる優れた選択肢をいくつかご紹介するとともに、まだ規模拡大の準備が整っていない場合でも、NotionをCRMとして最大限活用する方法についての知見も提供します。

CRMテンプレート：基本顧客データ管理から始める 

まず始めに、すぐに使える人気のNotion CRM対応テンプレートのリンクをいくつかまとめました。 

• Notion上の個人用CRM
• Notion上の営業CRM

How to use Notion as a CRM?

Notion can function as a lightweight CRM if the goal is to organize contacts, keep meeting notes in one place, and maintain a simple follow-up process. It works particularly well for freelancers, consultants, founders, recruiters, and anyone managing a relatively small network.

The challenge is that Notion doesn't include many features expected from a dedicated CRM. Email tracking, automated follow-ups, contact enrichment, and communication history all require manual work or third-party integrations. As the number of relationships grows, maintenance often becomes the biggest bottleneck.

Step 1. Start with Notion's Personal CRM template

Instead of building everything from scratch, use Notion's Personal CRM template as a foundation. It already includes a contacts database with properties that can be adapted to different workflows.

If the built-in template doesn't match your process, create your own database with properties such as:

• フルネーム
• 会社
• 役職名
• メール
• LinkedInプロフィール
• Status
• 優先順位
• Last contact date
• Next follow-up
• 注記

Keeping every contact in a structured database makes filtering and searching much easier later.

Step 2. Create clear contact categories

Not every relationship should receive the same level of attention.

Create tags that reflect how contacts fit into the business, for example:

• Customers
• 見込み
• 投資家
• Partners
• Candidates
• Suppliers
• Personal network

Additional tags such as industry, location, deal size, or lead source make it easier to build filtered views without duplicating information.

Step 3. Build a simple sales or relationship pipeline

One of Notion's biggest strengths is the ability to display the same database in multiple formats.

Create a Kanban board with stages such as:

• New contact
• Initial conversation
• Follow-up scheduled
• Proposal sent
• お客様
• Inactive

Moving contacts between columns provides a quick overview of where every relationship stands.

Step 4. Keep a history of every interaction

Create a dedicated notes page for each contact or use linked databases to record:

• Meeting notes
• Call summaries
• Emails sent
• Next actions
• Important personal details
• Documents or contracts

Having previous conversations available before every meeting makes follow-ups significantly more relevant.

Step 5. Schedule follow-ups

Add a Next Follow-up date property to every contact.

Then create filtered database views showing:

• Follow-ups due today
• This week
• Overdue contacts
• Recently contacted people

This helps prevent relationships from going cold, even without advanced CRM automation.

Step 6. Connect Notion with your existing tools

Although Notion doesn't offer native CRM functionality, integrations can reduce some manual work.

Depending on the workflow, connect Notion with tools such as:

• Google カレンダー
• Gmail
• スラック
• ザピアー
• 作る

These integrations can automatically create pages, sync tasks, or trigger notifications, although communication tracking still remains limited compared to dedicated CRM platforms.

5 Tips for getting more value from Notion as a CRM

• Create multiple database views for customers, prospects, and networking contacts.
• Use templates for meeting notes to standardize information.
• Add relation properties between companies and contacts.
• Create dashboards showing upcoming follow-ups and recent activity.
• Review inactive contacts every month to keep the database clean.

Pros of using Notion as a CRM

✔️ Extremely flexible and customizable.

✔️ Combines contacts, notes, documents, and tasks in one workspace.

✔️ Multiple database views (table, board, calendar, list).

✔️ Ideal for freelancers and small teams.

✔️ Available across desktop and mobile devices.

Cons of using Notion as a CRM

❌ Manual data entry becomes time-consuming.

❌ No native email synchronization or tracking.

❌ No automatic contact enrichment.

❌ Limited reporting and sales analytics.

❌ Requires external tools for automation.

❌ Difficult to scale as customer relationships grow.

As soon as communication volume increases, most teams outgrow Notion's manual workflow. A dedicated CRM such as folk automatically synchronizes emails and calendars, tracks every interaction, enriches contact data, automates follow-ups, and keeps every relationship up to date without requiring constant manual maintenance.

Notionを営業CRMとして活用する方法

営業向けの軽量なCRMが必要な方へ、Notionの営業CRMテンプレートは、取引、見込み客、顧客とのやり取りを体系的に追跡する方法を提供します。 フルスケールのCRMソフトウェアや自動化の複雑さを伴わない、シンプルで適応性の高いシステムを必要とするフリーランサー、個人事業主、小規模チームに最適です。ただし、チームが20～50人に達すると、Notionの手動操作がボトルネックとなるため、自動化されたワークフローと高度な連絡先管理を必要とする拡大中のチームにはfolk 理想的な解決策となります。

Notionを営業用CRMとして設定する手順

1. 営業CRMテンプレートから始めましょう– このテンプレートには、顧客関係、取引状況、収益を追跡するための基本的なパイプラインが含まれています。
2. 取引ステージのカスタマイズ– パイプラインステージ（例：見込み客、連絡済み、提案書送付済み、成約済み、失注）を自社の営業プロセスに合わせて調整します。
3. クライアントデータを追加– 連絡先情報、取引金額、最終接触日時、次なるアクションなどの項目を含める。
4. リンクされたデータベースを使用する– Notion内で取引情報を会議メモ、契約書、またはフォローアップタスクと接続します。
5. 収益と販売進捗を追跡する– 数式プロパティを使用して取引価値と予想収益を計算します。

Notionを営業CRMとして使用するメリット

• 個々の販売プロセスに合わせて完全にカスタマイズ可能。
• リードと取引を追跡するためのビジュアルパイプラインビュー
• Notionのノート作成ツールやタスク管理ツールとの連携が容易です。

Notionを営業CRMとして使用する際のデメリット

• リマインダーやメール追跡のための組み込みの自動化機能はありません。
• リード数が増えるにつれて煩雑になる可能性があります。
• 完全なCRM機能を利用するには、手動更新と外部システムとの連携が必要です。

5 Best Notion CRM alternatives in 2026

Notionの代替ツールをお探しですか？最高のNotion CRM代替ツールをいくつかご紹介します。 

1.folk

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最適：20～50名の成長中のチーム向け。強力な連絡先管理と自動化機能を備えた、ユーザーフレンドリーでカスタマイズ可能なCRMを求めている方へ。

folk is the ideal CRM solution for teams of 20-50 people who have outgrown Notion's manual processes. Designed for relationship-driven businesses that need to scale efficiently, folk CRM provides the automation and advanced features that medium-sized teams require while maintaining the simplicity that made Notion attractive initially. Its ability to scale with you makes it perfect for companies transitioning from basic tools to professional-grade CRM systems

主な特徴

• AIを活用した連絡先情報の充実化
• GmailとOutlookの同期
• LinkedIn and Sales Navigator integration
• Chrome extension for capturing contacts from anywhere
• Shared contact and company management
• Custom pipelines and Kanban views
• Email sequences and personalized campaigns
• AI meeting summaries and follow-up suggestions
• Workflow automation and reminders
• Advanced filtering, tags, and custom fields
• Team collaboration with shared relationship history
• Reporting dashboards and pipeline analytics

folkの利点

• 使いやすいインターフェース
• LinkedIn拡張機能
• 能動的なAI搭載販売機能
• 強力な統合オプション

folkの欠点

• 下位プランでは高度な機能が制限されます
• 大規模なチームではカスタマイズオプションが制限される場合があります

2. HubSpot CRM

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最適：マーケティングと営業自動化機能を備えたフル機能の無料CRMを必要とする企業向け。

HubSpot CRMは、顧客関係管理、マーケティングキャンペーンの自動化、販売プロセスの最適化のための包括的なツール群を提供する、広く利用されているプラットフォームです。 

主な特徴

• 永久無料プラン： 手作業を厭わない個人事業主の方に最適です 。
• メール追跡とテンプレート：メールの開封状況を監視し、テンプレートを活用してコミュニケーションを効率化します。
• パイプライン管理：見込み客と取引を構造化された段階に整理し、販売進捗の追跡を効率化します。
• マーケティングオートメーションツール：メールキャンペーン、リード育成、フォローアップを自動化し、エンゲージメントを最適化します。

HubSpot CRMのメリット

• 充実した機能を備えた無料プラン
• 強力なマーケティングおよび営業自動化
• 他のHubSpotツールとのシームレスな統合

HubSpot CRMのデメリット

• 一人での利用には圧倒されることもある
• 高度な機能には有料アップグレードが必要です

3.Pipedrive

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最適：取引の進捗管理とパイプライン管理に重点を置く営業チーム向け。

Pipedrive は営業チーム向けに特別に設計されたCRMで、取引を効果的に管理するための視覚的なパイプラインを提供します。リードがファネルを効率的に進捗させることを保証することで営業プロセスの最適化に焦点を当て、最小限の労力でclose 取引をclose 支援します。

主な特徴

• 直感的な営業パイプライン可視化：取引を異なる段階で管理するためのドラッグ＆ドロップインターフェースを提供します。
• AIを活用した取引分析：データに基づいた提案により取引成約率を向上させます。
• タスク自動化：フォローアップ、リマインダー、取引の進捗管理などの反復的なタスクを自動化し、時間を節約します。

Pipedriveのメリット

• 視覚的で直感的な営業パイプライン
• AIを活用したインサイトが取引成約率の向上に貢献します
• 反復作業向けのカスタマイズ可能な自動化

PipedrPipedriveのデメリット

• 個人ユーザーよりもチーム向け
• 14日間限定の無料プランをご利用いただけます

4. Airtable

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最適：スプレッドシートのような柔軟性とCRM機能を両立させたいユーザー向け。

Airtableはスプレッドシートの使いやすさとリレーショナルデータベースの機能を融合し、ユーザーが完全にカスタマイズ可能なCRMを構築できるようにします。従来のCRM構造の制約を受けずに柔軟なソリューションを必要とする企業に最適です。

主な特徴

• カスタムデータベース設計：ユーザーが自身のニーズに合わせて独自のCRM構造を構築できるようにします。
• 自動化オプション：データ更新に基づいてアクションをトリガーするワークフローを設定します。
• コラボレーションに便利な機能：チームメンバーはリアルタイムでコメントを付け、タスクを割り当て、記録を更新できます。

Airtableの長所

• 完全にカスタマイズ可能なデータベース構造
• 多様なデータセットの整理に最適です
• コラボレーションに便利な機能

Airtableのデメリット

• 新規ユーザーにとってより急な学習曲線
• 組み込みのCRM自動化機能がない

5.Zoho

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最適：営業に重点を置いたCRMを必要とする中小規模の企業。

Zoho 、営業自動化、顧客コミュニケーション、AIを活用したインサイトを提供する包括的なプラットフォームです。 

主な特徴

• マルチチャネルコミュニケーション：単一プラットフォームからメール、ソーシャルメディア、電話、ライブチャットを通じて顧客とつながる。
• AIを活用した洞察：予測分析を活用し、販売および顧客エンゲージメントに向けたデータ駆動型の推奨事項を提供します。
• 営業自動化：見込み客の割り当て、フォローアップ、承認などのプロセスを効率化し、業務効率を向上させます。

Zoho のメリット

• 無料プラン付きの手頃な価格設定
• マルチチャネル通信オプション
• 意思決定を向上させるAIを活用した洞察

Zoho CRMのデメリット

• 競合他社と比べるとUIが時代遅れに感じられる
• 設定とカスタマイズには時間がかかる場合があります

結論

Notionは柔軟性を求める小規模チームや個人にとって基本的なCRMとして機能します。 パーソナルCRMテンプレートは、ビジネスや個人的な人脈とのネットワーキングや連絡維持に最適です。一方、セールスCRMテンプレートは、取引や販売プロセスを管理するシンプルで効果的な方法を提供します。ただし、自動化機能、レポート機能、メール連携機能の不足により、事業拡大には不向きです。使いやすさと強力な機能を両立したCRMをお探しなら、folk 優れた選択肢folk 。シームレスな連絡先管理と自動化機能を提供します。folk 試してみてください。

よくある質問

NotionはCRMとして使用できますか？

はい。テンプレートを使用すれば、Notionで連絡先、取引、フォローアップを追跡できます。ただし、ネイティブのメール追跡、自動化、レポート機能は備えていないため、営業活動を拡大するよりも個人やごく少人数のチームに適しています。

NotionをCRMとして設定するにはどうすればよいですか？

個人用または営業用CRMテンプレートを複製し、連絡先と商談フィールドを追加、パイプラインステージを定義、セグメントにタグ付け、日付ベースのフォローアップを設定します。メモとタスクをリンクさせます。リマインダーとメール通知には連携機能を活用します。

Notion CRMは無料ですか？

Notionの無料プランでも基本的なCRMは構築可能です。権限管理、自動化、メール追跡機能については、必要に応じて連携機能や有料プランを活用してください。

Notion CRMの優れた代替ツールは何ですか？

メール連携と自動化機能を備えた、簡単で拡張性の高いCRMをお探しなら folkをご検討ください。手動ワークフローを超えた成長を遂げるチーム向けに、連絡先、パイプライン、シーケンス、フォローアップを一元管理します。