メールの遅延送信または後送: Outlook vsfolk

メールの送信タイミングが重要な理由

メールを送る技術は、完璧なメッセージを作成することだけではありません。「送信」ボタンを押す適切なタイミングを選ぶことも重要なのです。 

結局のところ、相手の受信箱にメッセージが届くタイミングは、そのメッセージが未読のまま放置されるか、開封されるかに大きく影響するのです。

このブログでは、Outlookを使用して行うべき手順を順を追って説明し、 folkを活用して時間を節約する方法をご紹介します。

Outlookでの表示例

Outlookでは、メッセージの配信を遅延させたり、特定の時間に送信するようスケジュール設定したりできます。

オプション１：単一メッセージの配信を遅延させる

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1. メッセージを作成する際は、リボンの「タグ」グループにある「その他のオプション」矢印を選択してください。
2. 「配送オプション」の下にある「指定日以前に配送しない」チェックボックスにチェックを入れます。ここで、メッセージを送信したい配送日時を選択してください。
3. closeをクリックしてください。
4. メッセージの作成が完了したら、「送信」を選択してください。 
5. 「送信」を選択すると、メッセージは配信時間まで「送信済みメッセージ」フォルダに保存されます。

オプション２：すべてのメッセージの配信を遅延させる

1. メールで、リボン上の「ファイル」タブを選択してください。
2. 「ルールとアラートの管理」アイコンをクリックしてください。
3. 「新規ルール」アイコンをクリックしてください。
4. ステップ1：まず「空白のルールから開始」の下にある「テンプレートを選択」ボックスにチェックを入れます。次に「送信メッセージにルールを適用」をクリックし、「次へ」を選択します。その後、「条件を選択」リストで必要なオプションのチェックボックスをすべて選択し、「次へ」をクリックします。続いて「アクションを選択」リストで「数分間遅延して配信」チェックボックスを選択します。

いずれのチェックボックスも選択しない場合、確認ダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックすると、作成中のルールが送信するすべてのメッセージに適用されます。

5. ステップ2：「ルール説明を編集」ボックスで、下線付きの「a number of」という語句をクリックし、メッセージが送信される前に保持したい分数を入力してください。 

配達を最大120分まで遅らせる選択が可能です。 

6. 「OK」をクリックし、次に「次へ」をクリックしてください。
7. 必要な例外のチェックボックスを選択してください。
8. 「次へ」をクリックしてください。
9. 「ステップ1：このルールボックスの名前を指定してください」で、ルールの名前を入力してください。
10. このルールのチェックボックスをオンにしてください。
11. 「完了」をクリックしてください。

送信をクリックした後、送信したメッセージは指定した時間、送信済みフォルダに保存されます。

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以下の簡単な手順に従って、時間をfolk

Outlookは強力なツールですが、複数の見込み顧客を管理する営業チームにとっては、その手順の多さが少々煩わしく感じられることもあります。 

In folkでは、メールライブラリテンプレートを作成できるほか、CRMにもアクセスできるため、コンタクトへのフォローアップ時期や前回のマーケティングキャンペーン実施時期を把握できます。20～50名規模の営業チームにとって、folk 込み客とのコミュニケーションを完全に可視化しながらメールスケジューリングを効率化する最適なソリューションであることが実証されています。

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ステップ1：適切な受信者を選ぶ 

folk最初のメッセージを送信する前に、連絡先リストから適切なターゲット層を選択するために、以下の手順を必ず実行してください。

以下の方法で実行できます：

• 適切な受信者を選択するには、メールを送信したい関連グループを選択するか、または；
• 特定のフィルターを適用し、「全員にメッセージ」をクリックして特定の人々に連絡するか、または； 
• リストから該当する連絡先を選択し、「x件の連絡先にメッセージを送信」をクリックします。 

まだグループを作成していない場合は、以下の簡単な手順に従って開始してください。

ステップ2: メッセージを作成する

空白のメッセージが下書きとして開きます。メールの作成を開始してください。

メッセージの目的を明確に決めるだけです。その目的は、月次ニュースレターからマーケティングキャンペーン、あるいは見込み顧客との会話のフォローアップまで、あらゆるものになり得ます。

ステップ3: テンプレートライブラリを構築する 

営業チームの時間節約と一貫性確保のため、下書きセクションを活用してテンプレートライブラリを構築し、チームが簡単にアクセスできるようにできます。

下部の左側にある「テンプレート」をクリックして下書きをテンプレートとして保存するか、メールライブラリからアイデアを得てください。営業、広報、ユーザー調査、採用、資金調達、パートナーシップの開拓など、幅広い用途に使えるテンプレートが豊富に揃っています。 

大量のメールを作成する必要があり、一つひとつに個別の対応をする時間が足りない方へ朗報です。folk機能を使えば、瞬時にパーソナライズされたメールを生成できます。 

「マジックフィールド」を作成し、プロンプトを入力するだけです。これにより、AIは各folk 既に保存されているデータ（名前、役職、会社情報など）を抽出します。生成をクリックすると、AIに生成させたい変数を指定できるようになり、メッセージを簡単にカスタマイズして時間を節約できます。

結論

CRMを活用してメールコミュニケーションを最大限に活用しましょう folk を活用し、顧客へのフォローアップのタイミングを把握しましょう。 

共同編集可能なテンプレートや、AIを活用したパーソナライズメールの一括生成など、folk のようなプラットフォームfolk 、20～50名規模の中規模営業チームにとって最適な選択肢です。エンタープライズツールの複雑さを伴わずに効率的なメールスケジュール管理を実現します。Folk はこの規模のチームにとって最高のソリューションとして際立っており、大規模ツールには往々にして欠ける強力な機能と使いやすさの完璧なバランスを提供します。

folkを始めよう。 

便利なリンク

• メールテンプレートライブラリ
• folkでメッセージを使用するために初めてグループを設定する

よくある質問

Outlookでメールをスケジュールするにはどうすればよいですか？

メールを作成し、[オプション] > [配信遅延] に移動します。「配信開始日時」にチェックを入れ、日付と時刻を設定してから送信します。メッセージは設定した時刻まで送信済みフォルダに保持されます。

Outlookにメールマージ機能はありますか？

はい。Outlookの連絡先とWordの差し込み印刷機能を使用して、パーソナライズされたメールを送信できます。デフォルトでは即時配信されます。スケジュール設定や大規模なパーソナライズには folkをご利用ください。

メールを送るのに最適な時間帯はいつですか？

通常、火曜から木曜の午前中（受信者の現地時間）が効果的です。結果は異なるため、送信時間をA/Bテストし、タイムゾーン別にセグメント化し、分析を活用して最適化してください。

folk どのようにメールをスケジュールし、パーソナライズするのですか？

In folk CRMでグループまたはフィルタリングされた連絡先を選択し、テンプレートを作成または読み込み、Magic FieldsやAIでパーソナライズし、送信時間を設定し、開封率や返信を追跡します。