Hoe u uw CRM-gegevens binnen enkele minuten omzet in een overtuigende verkooppresentatie

Hier bij folk kijken we naar het volledige klanttraject, van begin tot eind, en daarbij beseffen we dat je je gegevens soms moet omzetten in een presentatie die klaar is voor het management.

Dat kan bijvoorbeeld een overzicht zijn van klantgegevens, accounteigenaren en besluitvormers voor je CEO, een accountoverzicht waarin notulen van vergaderingen, e-mails, activiteiten en gebeurtenissen op de tijdlijn zijn gebundeld, zodat je seniorteam een beslissing kan nemen, of een briefing voorafgaand aan een gesprek met recente interacties, openstaande kansen en de relevante context, voordat je met een potentiële klant om de tafel gaat zitten.

Daarom hebben we een handleiding samengesteld waarin wordt uitgelegd hoe je je CRM-gegevens binnen enkele minuten kunt omzetten in een presentatie die klaar is voor het management, met behulp van een eenvoudige, herhaalbare methode die goed bijgehouden gegevens omzet in een kant-en-klaar rapport.

Hoe je je CRM-gegevens stap voor stap omzet in een presentatie

Stap 1: Zorg ervoor dat je gegevens schoon en gestructureerd zijn in folk

Zorg er in folk voor dat de deals die je wilt presenteren zijn ingevuld met de relevante velden, met name de dealwaarde, de fase, de verwachte close datum, de branche en de gekoppelde contactpersoon en het bedrijf. Gebruik groepen om de accounts te segmenteren waarop je je wilt richten, zodat je werkt met een overzichtelijke, relevante selectie in plaats van je volledige database. Neem de twee minuten de tijd om de weergave op te ruimen voordat je exporteert, want hoe overzichtelijker de gegevens zijn die je invoert, hoe minder tijd je kwijt bent aan het bewerken van de dia’s die je eruit haalt.

Stap 2: Exporteer de gewenste records

Open de gewenste groep in folk, klik op de drie puntjes rechtsboven en kies ‘Weergave exporteren als CSV’. Bij het exporteren worden de kolommen die je hebt weergegeven en de filters die je hebt toegepast, overgenomen. Als je de weergave dus eerst aanpast, bepaal je precies wat er wordt geëxporteerd, en folk levert je je contacten op, samen met de bijbehorende notities. Dit is het moment waarop je CRM-gegevens folk verlaten en als input voor het deck dienen.

Stap 3: Zet de gegevens om in een presentatie met behulp van een generatietool

Nu je de gegevens van folk hebt, is de laatste stap om deze door een tool te halen die de presentatie voor je samenstelt. Een tool voor het genereren van presentaties neemt je gegevens en zet deze om in gestructureerde dia’s, waarbij een consistente opmaak en verhaallijn worden toegepast, zodat je kunt beginnen met een concept in plaats van een leeg blad, en je het resultaat alleen nog maar hoeft te controleren en aan te passen in plaats van alles met de hand in elkaar te zetten.

Er zijn verschillende programma’s die dit goed kunnen, en ze verschillen vooral in de mate waarin ze zich strikt aan je cijfers houden, hoe afgewerkt de dia’s eruitzien en hoe goed ze aansluiten bij de programma’s die je al gebruikt. In het volgende hoofdstuk worden vijf daarvan met elkaar vergeleken, zodat je degene kunt kiezen die het beste bij de klus past.

Tips om de workflow nog verder te verbeteren!

Met een paar gewoontes verander je dit van een leuke eenmalige truc in een werkwijze waarop je kunt vertrouwen.

Ten eerste moet je ervoor zorgen dat je velden consistent zijn: bepaal één keer wat ‘dealwaarde’ en ‘fase’ precies betekenen en zorg ervoor dat iedereen deze op dezelfde manier vastlegt, want alleen als de invoergegevens consistent zijn, krijg je consistente presentaties zonder dat je deze achteraf hoeft op te schonen.

Ten tweede is het belangrijk om de gegevens vóór elke presentatie te vernieuwen in plaats van eens per kwartaal, aangezien het voordeel hier juist ligt in actuele cijfers, en een presentatie die is samengesteld op basis van de pijplijn van het vorige kwartaal stilletjes juist datgene verliest wat het de moeite waard maakte om te automatiseren.

Ten derde is het raadzaam om een structuur te hergebruiken zodra je er een hebt gevonden die goed werkt, omdat je met zowel de handmatige als de geïntegreerde aanpak een beproefde opzet kunt herhalen in plaats van het verhaal elke keer opnieuw uit te vinden.

Ten vierde is het belangrijk om specifiek te zijn wanneer je de tool instructies geeft: beschrijf wat je nodig hebt en hoe de geëxporteerde gegevens moeten worden gebruikt, bijvoorbeeld welke velden je wilt weergeven of hoe de accounts moeten worden gegroepeerd, en als de tool extra parameters biedt, zoals een sjabloon, doelgroep of lengte, stel die dan ook in. Hoe duidelijker de instructies, hoe beter het eerste concept aansluit bij wat je wilt.

Ten vijfde moet je de manier waarop je gegevens in de tool importeert afstemmen op hoe vaak je dit doet. Voor een eenmalige actie is de handmatige methode het eenvoudigst: je exporteert het bestand vanaf folk, uploadt het naar de door jou gekozen tool en beschrijft de gewenste presentatie. Aangezien de geaccepteerde bestandsformaten echter variëren, moet je het bestand mogelijk eerst als Excel- of PDF-bestand opslaan als een tool CSV-bestanden niet rechtstreeks kan lezen.

Als je regelmatig decks samenstelt, is het de moeite waard om de koppeling via MCP eenmalig in te stellen, aangezien folk een MCP-interface biedt waarmee een assistent zoals Claude je gegevens rechtstreeks kan lezen en het deck kan samenstellen zonder dat er bestanden hoeven te worden verplaatst; zodra de koppeling tot stand is gebracht, kun je het deck met een eenvoudige opdracht genereren. Als je al gebruikmaakt van de MCP van folk, zal de installatie je bekend voorkomen.

Met welk gereedschap kan het terras worden aangelegd?

Er zijn verschillende tools die de gegevens die je exporteert van folk, of die rechtstreeks via een verbinding worden ingelezen, kunnen omzetten in een presentatie of rapport. Elk van deze tools heeft zijn voor- en nadelen, dus in de onderstaande vergelijking wordt uiteengezet waarin ze uitblinken en waar hun tekortkomingen liggen.

De conclusie

In deze handleiding hebben we de belangrijkste tools bekeken en besproken hoe je deze kunt gebruiken met je folk -gegevens. Welke aanpak het beste bij je past, hangt grotendeels af van hoe vaak je daadwerkelijk presentaties opstelt op basis van die gegevens, of dat nu een maandelijks rapport is of een wekelijkse update met je team. Voor een incidentele presentatie is handmatig exporteren prima, terwijl bij een wekelijkse frequentie de eenmalige MCP-configuratie de moeite waard is, omdat je daarmee de exportstap voorgoed kunt overslaan. Hoe dan ook: dezelfde folk -gegevens kunnen in verschillende tools worden ingevoerd, dus het belangrijkste is dat je ze op één plek overzichtelijk en gestructureerd houdt, zodat je ze kunt ophalen wanneer je ze nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Kan ik rechtstreeks vanuit mijn CRM-gegevens een presentatie samenstellen?

Ja. De contacten, dealwaarden, fasen en accountgeschiedenis waarop een rapport is gebaseerd, staan al in uw CRM. Door die gegevens te exporteren vanuit folk of door de tools rechtstreeks met elkaar te koppelen en ze vervolgens door een AI-presentatietool te halen, kunt u er een gestructureerde presentatie van maken zonder dat u de dia’s handmatig hoeft samen te stellen.

Hoe lang duurt het eigenlijk?

Zodra je gegevens in folk zijn opgeschoond, kost het slechts enkele minuten om een eerste concept te genereren, en het gekoppelde MCP-traject verloopt na een eenmalige instelling nog sneller omdat er geen bestand hoeft te worden verplaatst. Dit betekent dat het grootste deel van je resterende tijd wordt besteed aan het beoordelen en aanpassen van het verhaal in plaats van aan het maken van dia’s.

Welke gegevens moeten in mijn CRM staan om dit goed te laten werken?

Het hangt af van het doel van de presentatie, aangezien een overzicht van de pijplijn, een accountoverzicht en een briefing voorafgaand aan een gesprek elk op verschillende velden zijn gebaseerd. Als algemene richtlijn geldt: zorg ervoor dat de dealwaarde, de fase, de verwachte close -datum, de sector en de gekoppelde contactpersoon en het bedrijf ingevuld en consistent zijn, en voeg vervolgens toe wat de specifieke presentatie vereist, zoals recente activiteiten en opmerkingen voor een briefing, of de eigenaar en close -datum voor een overzicht van de pijplijn. Hoe vollediger en betrouwbaarder de gegevens voor de betreffende opdracht zijn, hoe sterker de uiteindelijke presentatie zal zijn en hoe minder je er achteraf aan hoeft te bewerken.

Moet ik kunnen ontwerpen?

Nee. De meeste van deze tools regelen de structuur en opmaak voor je: ze passen automatisch een gekozen lay-out en een consistent visueel sjabloon toe, en sommige zelfs je eigen huisstijl. Je taak verschuift van het ontwerpen van dia’s naar het controleren ervan: de cijfers kloppen en de nadruk ligt precies waar je dat wilt. En omdat het resultaat bewerkbaar is, kun je achteraf nog steeds de tekst aanpassen, de volgorde van de dia’s wijzigen of het uiterlijk verfijnen als je dat wilt, maar je hoeft geen ontwerpvaardigheden te hebben om tot een presentabele presentatie te komen.