Close vs Insightly: Welk CRM-systeem voor bureaus wint?

Bureaus hebben geen moeite met het vinden van tools. Ze hebben wel moeite om een consistente pijplijnuitvoering te handhaven en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat hun leveringsprocessen op schema blijven. Wanneer essentiële informatie over prospects verspreid is over verschillende platforms, zoals inboxen, agenda's en spreadsheets, kunnen belangrijke follow-ups door de mazen van het net glippen, kunnen overdrachten mislukken en kan prognoses giswerk worden. Een CRM voor bureaus moet een snelle beweging van nieuwe business faciliteren en tegelijkertijd voldoende accountgeschiedenis bewaren om cruciale verlengingen, upsells en verwijzingen te ondersteunen.

In dit artikel gaan we dieper in op twee krachtige CRM-oplossingen, Close en Insightly, die deze uitdagingen vanuit verschillende perspectieven aanpakken. Close is speciaal ontworpen voor uitgaande activiteiten met grote volumes en integreert bellen, e-mailen en sms'en in een samenhangend platform dat elke stap van het verkoopproces bijhoudt. Insightly richt zich daarentegen op projectgerichte functies en koppelt verkoopprocessen aan activiteiten na de verkoop voor een naadloze overgang van deal naar levering.

De ideale keuze tussen deze twee CRM-systemen hangt af van de operationele complexiteit van uw bureau, de specifieke vereisten voor maatwerk en de beschikbare middelen voor doorlopend beheer en administratie.

Waarom hebben bureaus in 2026 een CRM nodig?

Bureaus lopen geen inkomsten mis door een gebrek aan vraag. Inkomsten gaan verloren wanneer leadcontext verspreid raakt over inboxen, agenda's, Slack-threads en spreadsheets, en wanneer follow-ups afhankelijk zijn van het geheugen in plaats van een systeem. Een CRM creëert één enkele bron van waarheid voor prospects, klanten, partners en verlengingen, zodat de volgende stappen zichtbaar blijven en de verantwoordelijkheid duidelijk is.

✔️ Inzicht in de pijplijn en prognoses zonder spreadsheets

✔️ Gecentraliseerde prospect- en klantcontext voor e-mails, telefoongesprekken en vergaderingen

✔️ Gestandaardiseerde follow-ups, overdrachten en volgende stappen binnen het team

✔️ Duidelijk eigendom van elke lead, deal en account om verliezen te voorkomen

✔️ Prestaties bijhouden per bron, servicelijn en conversiefase

In 2026 beheren agentschappen meer kanalen, hebben ze kortere besluitvormingscycli en meer belanghebbenden per deal, terwijl klanten snellere reactietijden en strakkere coördinatie verwachten. Zonder een CRM-systeem lopen voorstellen vertraging op, worden warme leads koud, vinden verlengingen te laat plaats en worden verwijzingen inconsistent afgehandeld, omdat het team niet de volledige geschiedenis en het huidige plan op één plek kan zien.

Wat is Close?

Close is een verkoop-CRM dat is afgestemd op outbound-activiteiten en dat bellen, e-mailen, sms'en en taken naadloos integreert in de dagelijkse werkzaamheden. Het is geschikt voor bureaus die zich bezighouden met het werven van grote aantallen prospects, het maken van afspraken of verkoopontwikkeling als belangrijkste diensten. Met pijplijnen en opportuniteitsstatussen houdt het de voortgang effectief bij, terwijl de communicatiegeschiedenis toegankelijk blijft in elk leadrecord. Sequenties en automatiseringen vergemakkelijken consistente outreach- en follow-upprocessen, waardoor het ideaal is voor bureaus die afhankelijk zijn van regelmatige outbound-activiteiten en snelle iteratie.

Wat is Insightly?

Insightly is een CRM-systeem met projectgerichte functies, dat verkoopgegevens koppelt aan leverings- en aftersalesactiviteiten. Het is vooral handig voor bureaus waar dealbeheer en klantlevering op elkaar moeten worden afgestemd, vooral in projectmatige omgevingen. De pijplijnen houden kansen in de gaten, terwijl taken en activiteiten sets processen in verschillende stadia standaardiseren. Geconfigureerde rapportages en dashboards geven inzicht in verkoop- en uitvoeringsstatistieken. Deze optie is vaak favoriet bij bureaus die op zoek zijn naar een CRM-systeem dat een nauwere koppeling biedt met leveringsworkflows.

Functievergelijking tussen Close en Insightly

Meerdere pijplijnen en aangepaste fasen

In Close kunt u meerdere pijplijnen aanmaken, zodat verschillende teams of processen hun eigen pijplijnconfiguraties kunnen gebruiken. Elke pijplijn kan een unieke naam hebben en een eigen set van opportuniteitsstatussen, die als fasestructuur dienen. Hierdoor kunnen acties zoals nieuwe zaken, verlengingen of het volgen van dienstverlening worden gescheiden in afzonderlijke pijplijnen zonder dat dezelfde statussen voor alle processen worden gedeeld. U kunt de pijplijnstructuur eenvoudig aanpassen door de opportuniteitsstatussen voor de betreffende pijplijn te wijzigen.

Met de pijplijnconfiguratie van Insightly kunt u pijplijnen en faselijsten definiëren die zijn afgestemd op verschillende verkoopactiviteiten. Afzonderlijke pijplijnen kunnen op effectieve wijze onderscheid maken tussen verschillende processen van het bureau, zoals nieuwe klanten, verlengingen en doorverwijzingen door partners, terwijl voor elke pijplijn unieke fasen worden behouden. Naarmate processen evolueren, kunnen fasen worden aangepast om ervoor te zorgen dat het bijhouden van kansen een accurate weergave is van de huidige kwalificaties en overdrachten. Insightly implementeert pijplijnlogica op recordniveau, zodat elke kans voldoet aan een gedefinieerde fasestroom.

Bijhouden van klant- en dealactiviteiten

Met Close worden telefoongesprekken, e-mails, sms'jes en taken naadloos geïntegreerd in het CRM, waardoor ze kunnen worden gekoppeld aan de juiste lead en opportunity. Alle communicatie vindt plaats binnen het platform en teams hebben eenvoudig toegang tot de activiteitenhistorie van records om interacties te bekijken en volgende stappen te plannen. Deze functionaliteit verbetert het bijhouden van verkopen door contactmomenten en follow-ups naast lead- en dealrecords te registreren. Bovendien kunnen vergaderingen en andere contactmomenten binnen dezelfde werkruimte worden beheerd, afhankelijk van de configuratie.

De activiteitentracking van Insightly is gebaseerd op taken, gebeurtenissen en geregistreerde interacties die verband houden met contacten, organisaties en kansen. Met Activity Sets maakt Insightly het mogelijk om herhaalbare reeksen taken en gebeurtenissen te creëren op basis van een sjabloon, waardoor follow-ups na verkennende gesprekken, voorstellen of onboardingprocessen kunnen worden gestandaardiseerd. Tijdlijnen en gerelateerde lijsten zorgen ervoor dat voltooide acties en komende volgende stappen duidelijk zichtbaar zijn in het dossier, waardoor het gemakkelijker wordt om de accountgeschiedenis en huidige verplichtingen te bekijken tijdens interne overdrachten.

Automatisering en workflows

Close biedt uitgebreide verkooprapportages via dashboards en rapporten die zich richten op de gezondheid van de pijplijn, het bijhouden van activiteiten, leadconversie en verkoopprestaties. U kunt rapporten filteren op datumbereiken en andere criteria, terwijl dashboards kunnen worden aangepast om de door u gekozen statistieken te visualiseren. Het rapportagesysteem is gebaseerd op CRM-gegevens, wat betekent dat zowel activiteiten- als pijplijninzichten afhankelijk zijn van geregistreerde informatie en hoe kansen zijn gestructureerd. Bovendien worden prognoses en pijplijnmonitoring vergemakkelijkt door de rapportagefuncties die in het materiaal van Close worden beschreven.

De workflowautomatisering van Insightly activeert acties wanneer aan specifieke recordcriteria wordt voldaan, zoals updates van velden, toewijzingen en het aanmaken van taken. Deze automatisering kan ook worden geïntegreerd met pijplijngestuurde processen, zoals het toepassen van activiteitensets wanneer een kans zich naar een bepaalde fase ontwikkelt. De uitvoering van workflows hangt af van de configuratie van triggers en acties binnen het account, waardoor routinematige overgangen worden vergemakkelijkt, zoals het verplaatsen van een deal naar onboarding en het genereren van de bijbehorende takenchecklist.

Rapportage en analyse

Close biedt uitgebreide verkooprapportages met dashboards en rapporten die zich richten op de gezondheid van de pijplijn, het bijhouden van activiteiten, leadconversie en algemene verkoopprestaties. U kunt rapporten filteren op datumbereiken en andere criteria, terwijl dashboards kunnen worden aangepast om de door u gekozen statistieken te visualiseren. De rapportage is gebaseerd op CRM-gegevens, wat betekent dat de effectiviteit van de activiteiten- en pijplijnrapportage afhangt van nauwkeurige registratie en de structuur van kansen. Bovendien worden prognoses en pijplijnmonitoring vergemakkelijkt door de rapportagefuncties die in het materiaal van Close worden beschreven.

De rapportagemogelijkheden van Insightly omvatten dashboards en aangepaste rapporten die worden gegenereerd op basis van CRM-objecten zoals kansen, activiteiten en projecten. U kunt deze rapporten filteren op eigenaar, pijplijn, fase en tijdsbereik, en ze opslaan voor regelmatige beoordeling. Insightly maakt het ook mogelijk om rapporten in te plannen, zodat belanghebbenden automatisch updates ontvangen zonder dat ze handmatig moeten exporteren. De nauwkeurigheid van pijplijnrapportage hangt af van het consistente gebruik van fasen en het grondig bijhouden van activiteiten door het hele team.

Integraties en gegevenshygiëne

In Close kunt u integraties implementeren via de API en op gebeurtenissen gebaseerde webhooks. De helpdocumentatie suggereert ook om externe apps te verbinden via tools zoals Zapier of Make met behulp van OAuth of API-sleutels. Functies voor gegevenshygiëne omvatten het detecteren van duplicaten tijdens het aanmaken van nieuwe leads, opties om duplicaten tijdens het importeren te voorkomen en de mogelijkheid om leads samen te voegen wanneer duplicaten worden gevonden. Importworkflows omvatten controles op duplicaten in zowel het bestand als bestaande leads, terwijl samenvoegacties records consolideren in één enkele lead. Deze controles worden uitgebreid gedocumenteerd in de helpbronnen en productupdate-opmerkingen van Close.

Insightly biedt integratiemogelijkheden via zijn integratielaag en gekoppelde apps, afhankelijk van uw abonnement en configuratie. De functies voor gegevenshygiëne in Insightly omvatten workflows voor het beheer van duplicaten, die zijn ontworpen om dubbele contacten, organisaties of leads te identificeren en samen te voegen, zodat records geconsolideerd blijven. Het importgedrag kan ook van invloed zijn op duplicaten op basis van de matchingregels die tijdens het uploaden worden toegepast. Het bijhouden van schone records verbetert de rapportage stroomafwaarts en minimaliseert conflicten tijdens de automatisering.

folk: De beste CRM voor agentschappen in 2026!

folk is een AI-gestuurd CRM-systeem dat contacten, gesprekken en dealcontext centraliseert zonder het installatieproces ingewikkeld te maken. Het is op maat gemaakt voor teams van agentschappen waar meerdere leden betrokken zijn bij hetzelfde account tijdens het prospecteren, onboarden, leveren en verlengen. Dit zorgt ervoor dat de relatiegeschiedenis altijd toegankelijk is, zodat overgangen niet afhankelijk zijn van het geheugen of verspreide notities.

• Meerdere pijplijnen en aangepaste fasen, afgestemd op verschillende activiteiten van het bureau
• Contact- en deal-tijdlijnen die de interactiegeschiedenis op één plek samenbrengen
• E-mail- en agendasynchronisatie om gesprekken aan de juiste records te koppelen
• Taken, herinneringen en follow-up tracking om volgende stappen te standaardiseren
• Contactverrijking om ontbrekende bedrijfs- en contactgegevens aan te vullen
• Ontdubbelingstools om duplicaten samen te voegen en een schone database te behouden
• Eenvoudige pijplijnrapportage om de status van de fase en de voortgang van de deal te beoordelen
• Integraties en automatiseringsconnectoren om handmatige updates tot een minimum te beperken

Voor bureaus is het belangrijkste voordeel de operationele duidelijkheid in meerdere relaties. Pipelines kunnen verschillende inkomstenstromen vertegenwoordigen, zoals vaste klanten, projecten, partnerschappen en doorverwijzingen, terwijl taken en herinneringen zorgen voor een consistente opvolging tussen teamleden. Functies zoals gegevensverrijking en ontdubbeling helpen dubbele records te elimineren en ontbrekende velden in te vullen, waardoor de rapportage van de pipeline in de loop van de tijd effectief blijft.

Conclusie

Kortom, Close blinkt uit in grootschalige uitgaande activiteiten dankzij de naadloze integratie van communicatietools en automatisering, waardoor het ideaal is voor agressieve prospectie. Insightly blinkt uit met zijn projectgerichte functies, waarbij verkoopprocessen worden gekoppeld aan leveringsworkflows voor een samenhangende klantervaring. Voor bureaus die prioriteit geven aan e-mailintegratie, automatisering en soepele overdrachten, is Folk echter de beste keuze. Het AI-gestuurde platform houdt alle relatiegeschiedenis toegankelijk, wat zorgt voor operationele duidelijkheid en efficiëntie op meerdere contactpunten.

Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen of boek een demo.