How to use Notion as a CRM? Step-by-step Guide

Growth exposes every weakness in a contact management system. What worked for a handful of customers quickly turns into missed follow-ups, outdated information, and hours spent searching for the latest conversation.

How to use Notion as a CRM is a question many growing teams ask because Notion offers flexibility without the complexity of traditional CRM software. Before building a workspace, it's worth understanding where Notion performs well, where its limitations appear, and how to structure it so customer relationships remain organized as the business scales.

노션이란 무엇인가요?

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Notion is a modular workspace used to create and organize documents, databases, and internal processes in one place. It combines notes, wikis, project management, and lightweight database views (tables, boards, calendars) to structure information for teams and individuals.

일반적인 사용 사례로는 지식 기반, 프로젝트 추적, 표준 운영 절차(SOP), 회의록, 콘텐츠 캘린더, 간단한 운영 dashboards 등이 있습니다.

Notion은 CRM인가요?

❌ Notion은 CRM이 아닙니다. CRM 템플릿을 구축하는 데 사용할 수는 있지만, 기본적으로 핵심 CRM 기능을 제공하지 않습니다.

일반적인 개념의 "CRM"은 여전히 수동 데이터베이스 형태를 유지합니다: 기록, 속성, 뷰로 구성됩니다. 이는 영업팀이 진정한 CRM에서 기대하는 기본 이메일 및 캘린더 동기화, 자동화된 활동 타임라인, 리드 캡처, 중복 제거, 데이터 보강, 파이프라인 관리, 예측, 역할 기반 제어 기능을 갖추지 못합니다.

Notion은 소규모 파이프라인이나 초기 단계 워크플로우를 위한 경량 트래커로 작동합니다. 데이터 품질, 소유권, 보고, 실행 속도가 우선순위가 되면 전용 CRM이 필요합니다.

Notion이 확장성을 잃을 때

고객 수가 20명, 30명, 심지어 100명을 넘어설 때쯤이면 보다 체계적인 CRM의 필요성이 분명해집니다.

우수한 CRM은 반복적인 업무를 자동화하고, 데이터를 보다 효율적으로 관리하며, 수개월 전에 미리 시의적절한 후속 조치 알림을 보낼 수 있습니다. 기본적인 솔루션으로는 부족해진 20~50명의 팀을 위해, folk 성장하는 고객 관계를 효과적으로 관리하는 데 필요한 단순성과 고급 기능의 완벽한 균형을 제공합니다.

적합한 솔루션을 찾도록 돕기 위해, Notion의 최고의 대안 몇 가지를 살펴보고, 아직 규모를 확장할 준비가 되지 않았다면 Notion을 CRM으로 최대한 활용하는 방법에 대한 통찰력도 제공하겠습니다.

CRM 템플릿: 기본 고객 데이터 관리부터 시작하기 

시작점으로, 바로 사용 가능한 인기 있는 Notion CRM용 템플릿 링크를 모아봤습니다. 

• Notion 기반 개인용 CRM
• Notion 기반 영업 CRM

How to use Notion as a CRM?

Notion can function as a lightweight CRM if the goal is to organize contacts, keep meeting notes in one place, and maintain a simple follow-up process. It works particularly well for freelancers, consultants, founders, recruiters, and anyone managing a relatively small network.

The challenge is that Notion doesn't include many features expected from a dedicated CRM. Email tracking, automated follow-ups, contact enrichment, and communication history all require manual work or third-party integrations. As the number of relationships grows, maintenance often becomes the biggest bottleneck.

Step 1. Start with Notion's Personal CRM template

Instead of building everything from scratch, use Notion's Personal CRM template as a foundation. It already includes a contacts database with properties that can be adapted to different workflows.

If the built-in template doesn't match your process, create your own database with properties such as:

• 전체 이름
• 회사
• 직책
• 이메일
• 링크드인 프로필
• Status
• 우선순위
• Last contact date
• Next follow-up
• 메모

Keeping every contact in a structured database makes filtering and searching much easier later.

Step 2. Create clear contact categories

Not every relationship should receive the same level of attention.

Create tags that reflect how contacts fit into the business, for example:

• Customers
• 전망
• 투자자들
• Partners
• Candidates
• Suppliers
• Personal network

Additional tags such as industry, location, deal size, or lead source make it easier to build filtered views without duplicating information.

Step 3. Build a simple sales or relationship pipeline

One of Notion's biggest strengths is the ability to display the same database in multiple formats.

Create a Kanban board with stages such as:

• New contact
• Initial conversation
• Follow-up scheduled
• Proposal sent
• 고객
• Inactive

Moving contacts between columns provides a quick overview of where every relationship stands.

Step 4. Keep a history of every interaction

Create a dedicated notes page for each contact or use linked databases to record:

• Meeting notes
• Call summaries
• Emails sent
• Next actions
• Important personal details
• Documents or contracts

Having previous conversations available before every meeting makes follow-ups significantly more relevant.

Step 5. Schedule follow-ups

Add a Next Follow-up date property to every contact.

Then create filtered database views showing:

• Follow-ups due today
• This week
• Overdue contacts
• Recently contacted people

This helps prevent relationships from going cold, even without advanced CRM automation.

Step 6. Connect Notion with your existing tools

Although Notion doesn't offer native CRM functionality, integrations can reduce some manual work.

Depending on the workflow, connect Notion with tools such as:

• Google 캘린더
• 지메일
• 슬랙
• 자피어
• 만들다

These integrations can automatically create pages, sync tasks, or trigger notifications, although communication tracking still remains limited compared to dedicated CRM platforms.

5 Tips for getting more value from Notion as a CRM

• Create multiple database views for customers, prospects, and networking contacts.
• Use templates for meeting notes to standardize information.
• Add relation properties between companies and contacts.
• Create dashboards showing upcoming follow-ups and recent activity.
• Review inactive contacts every month to keep the database clean.

Pros of using Notion as a CRM

✔️ Extremely flexible and customizable.

✔️ Combines contacts, notes, documents, and tasks in one workspace.

✔️ Multiple database views (table, board, calendar, list).

✔️ Ideal for freelancers and small teams.

✔️ Available across desktop and mobile devices.

Cons of using Notion as a CRM

❌ Manual data entry becomes time-consuming.

❌ No native email synchronization or tracking.

❌ No automatic contact enrichment.

❌ Limited reporting and sales analytics.

❌ Requires external tools for automation.

❌ Difficult to scale as customer relationships grow.

As soon as communication volume increases, most teams outgrow Notion's manual workflow. A dedicated CRM such as folk automatically synchronizes emails and calendars, tracks every interaction, enriches contact data, automates follow-ups, and keeps every relationship up to date without requiring constant manual maintenance.

Notion을 영업 CRM으로 활용하는 방법

영업용으로 가벼운 CRM이 필요한 분들을 위해, Notion의 영업 CRM 템플릿은 거래, 리드, 고객 상호작용을 체계적으로 추적할 수 있는 방법을 제공합니다. 이 템플릿은 완전한 CRM 소프트웨어와 자동화의 복잡성 없이 간단하고 유연한 시스템을 필요로 하는 프리랜서, 1인 기업가, 소규모 팀에 가장 적합합니다. 그러나 팀 규모가 20~50명에 이르면 Notion의 수동적 특성이 병목 현상을 일으키게 되며, 자동화된 워크플로우와 고급 연락처 관리가 필요한 확장 중인 팀에게는 folk 이상적인 솔루션입니다.

Notion을 영업 CRM으로 설정하는 단계

1. 영업 CRM 템플릿으로 시작하세요 – 이 템플릿에는 고객 관계, 거래 상태 및 수익을 추적할 수 있는 기본 파이프라인이 포함되어 있습니다.
2. 거래 단계 맞춤 설정 – 영업 프로세스에 맞게 파이프라인 단계(예: 리드, 연락 완료, 제안서 발송, 성사 완료, 실패 완료)를 조정하세요.
3. 고객 데이터 추가 – 연락처 정보, 거래 금액, 마지막 상호작용, 다음 단계 등의 필드를 포함합니다.
4. 연동된 데이터베이스 사용 – 거래 내역을 Notion 내 회의 기록, 계약서 또는 후속 작업과 연결하세요.
5. 매출 및 판매 진행 상황 추적 – 수식 속성을 사용하여 거래 가치와 예상 매출액을 계산합니다.

Notion을 영업 CRM으로 활용하는 장점

• 개별 영업 프로세스에 맞춰 완전히 맞춤 설정 가능.
• 리드 및 거래 추적을 위한 시각적 파이프라인 뷰
• Notion의 노트 작성 및 작업 관리 도구와 쉽게 통합됩니다.

Notion을 영업 CRM으로 사용할 때의 단점

• 리마인더나 이메일 추적을 위한 내장 자동화 기능이 없습니다.
• 리드 수가 증가함에 따라 복잡해질 수 있습니다.
• 전체 CRM 기능을 사용하려면 수동 업데이트 및 외부 통합이 필요합니다.

5 Best Notion CRM alternatives in 2026

Notion의 대안을 찾고 계신가요? 최고의 Notion CRM 대안 몇 가지를 소개해 드립니다. 

1. folk

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최적 대상: 20~50명의 성장 중인 팀으로, 강력한 연락처 관리 및 자동화 기능을 갖춘 사용자 친화적이고 맞춤 설정 가능한 CRM을 찾는 경우.

folk is the ideal CRM solution for teams of 20-50 people who have outgrown Notion's manual processes. Designed for relationship-driven businesses that need to scale efficiently, folk CRM provides the automation and advanced features that medium-sized teams require while maintaining the simplicity that made Notion attractive initially. Its ability to scale with you makes it perfect for companies transitioning from basic tools to professional-grade CRM systems

주요 기능

• AI 기반 연락처 정보 보강
• Gmail과 Outlook 동기화
• LinkedIn and Sales Navigator integration
• Chrome extension for capturing contacts from anywhere
• Shared contact and company management
• Custom pipelines and Kanban views
• Email sequences and personalized campaigns
• AI meeting summaries and follow-up suggestions
• Workflow automation and reminders
• Advanced filtering, tags, and custom fields
• Team collaboration with shared relationship history
• Reporting dashboards and pipeline analytics

folk의 장점

• 사용하기 쉬운 인터페이스
• LinkedIn 확장 프로그램
• 선제적인 AI 기반 영업 기능
• 강력한 통합 옵션

folk의 단점

• 하위 등급에서는 고급 기능이 제한됩니다
• 대규모 팀의 경우 맞춤 설정 옵션이 제한될 수 있습니다

2 HubSpot CRM

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최적 대상: 마케팅 및 영업 자동화 기능을 갖춘 완전한 무료 CRM이 필요한 기업.

HubSpot CRM은 고객 관계 관리, 마케팅 캠페인 자동화, 영업 프로세스 최적화를 위한 완벽한 도구 모음을 제공하는 널리 사용되는 플랫폼입니다. 

주요 기능

• 영구 무료 플랜: 수동 작업이 조금 불편하지 않은 1인 창업자에게 완벽합니다 .
• 이메일 추적 및 템플릿: 이메일이 열람되는 시점을 모니터링하고 템플릿을 활용하여 커뮤니케이션을 효율화하세요.
• 파이프라인 관리: 영업 추적을 개선하기 위해 리드와 거래를 체계적인 단계로 구성합니다.
• 마케팅 자동화 도구: 이메일 캠페인, 리드 육성 및 후속 조치를 자동화하여 참여도를 최적화합니다.

HubSpot CRM의 장점

• 강력한 기능을 갖춘 무료 플랜
• 강력한 마케팅 및 영업 자동화
• 다른 HubSpot 도구와의 원활한 통합

HubSpot CRM의 단점

• 혼자 사용하는 사용자에게는 압도적으로 느껴질 수 있습니다
• 고급 기능은 유료 업그레이드가 필요합니다

3. Pipedrive

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가장 적합한 대상: 거래 추적 및 파이프라인 관리에 주력하는 영업 팀.

Pipedrive Pipedrive는 영업 팀을 위해 특별히 설계된 CRM으로, 거래를 효과적으로 관리할 수 있는 시각적 파이프라인을 제공합니다. 모든 리드가 깔끔하게 영업 파이프라인을 통과하도록 하여 영업 프로세스를 최적화하는 데 중점을 두며, 팀이 최소한의 노력으로 close 거래를 close 도움을 줍니다.

주요 기능

• 직관적인 영업 파이프라인 시각화: 다양한 단계의 거래 관리를 위한 드래그 앤 드롭 인터페이스를 제공합니다.
• AI 기반 거래 인사이트: 거래 전환율 향상을 위한 데이터 기반 권장 사항을 제공합니다.
• 작업 자동화: 후속 조치, 알림, 거래 진행과 같은 반복적인 작업을 자동화하여 시간을 절약합니다.

Pipedrive의 장점

• 시각적이고 직관적인 영업 파이프라인
• 인공지능 기반 인사이트가 거래 전환율 향상에 기여합니다
• 반복 작업에 대한 맞춤형 자동화

Pipedrive 단점

• 개인 사용자보다는 팀에 더 적합합니다
• 14일 동안 이용 가능한 무료 체험 플랜

4 에어테이블

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가장 적합한 대상: 스프레드시트와 같은 유연성과 CRM 기능을 동시에 원하는 사용자.

에어테이블은 스프레드시트의 친숙함과 관계형 데이터베이스의 강력한 기능을 결합하여 사용자가 완전히 맞춤 설정 가능한 CRM을 구축할 수 있게 합니다. 기존 CRM 구조의 제약 없이 유연한 솔루션이 필요한 기업에 이상적입니다.

주요 기능

• 맞춤형 데이터베이스 설계: 사용자가 자신의 요구에 맞게 맞춤형 CRM 구조를 구축할 수 있도록 합니다.
• 자동화 옵션: 데이터 업데이트에 따라 작업을 트리거하는 워크플로를 설정합니다.
• 협업 친화적 기능: 팀원들은 실시간으로 의견을 남기고, 작업을 할당하며, 기록을 업데이트할 수 있습니다.

에어테이블의 장점

• 완전히 사용자 정의 가능한 데이터베이스 구조
• 다양한 데이터 세트를 정리하는 데 탁월합니다
• 협업에 친화적인 기능

에어테이블의 단점

• 신규 사용자에게 더 가파른 학습 곡선
• 내장형 CRM 자동화 기능이 부족합니다

5. Zoho

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적합 대상: 영업 중심의 CRM이 필요한 중소 규모 기업.

Zoho 영업 자동화, 고객 커뮤니케이션 및 AI 기반 인사이트를 지원하는 포괄적인 플랫폼입니다. 

주요 기능

• 다중 채널 커뮤니케이션: 이메일, 소셜 미디어, 전화, 실시간 채팅을 통해 단일 플랫폼에서 고객과 소통하세요.
• AI 기반 인사이트: 예측 분석을 활용하여 영업 및 고객 참여를 위한 데이터 기반 권장 사항을 제공합니다.
• 영업 자동화: 리드 할당, 후속 조치, 승인 등의 프로세스를 간소화하여 효율성을 높입니다.

Zoho 의 장점

• 합리적인 가격과 무료 플랜 제공
• 다중 채널 커뮤니케이션 옵션
• 더 나은 의사 결정을 위한 인공지능 기반 인사이트

Zoho 의 단점

• UI는 경쟁사 대비 구식처럼 느껴질 수 있습니다
• 설정 및 맞춤 설정에는 시간이 소요될 수 있습니다

결론

노션은 유연성을 원하는 소규모 팀과 개인에게 기본적인 CRM 역할을 할 수 있습니다. 개인용 CRM 템플릿은 네트워킹 및 업무상/개인적 연락처 관리에 탁월하며, 영업용 CRM 템플릿은 거래 및 영업 프로세스를 관리하는 간단하면서도 효과적인 방법을 제공합니다. 그러나 자동화, 보고서 기능, 이메일 연동 기능이 부족하여 사업 확장에는 효과적이지 않습니다. 사용성과 강력한 기능을 균형 있게 갖춘 CRM을 원한다면, folk 훌륭한 folk . 원활한 연락처 관리와 자동화 기능을 제공합니다. folk 무료로 사용해 보세요.

자주 묻는 질문

노션(Notion)을 CRM으로 사용할 수 있나요?

예. 템플릿을 사용하면 Notion으로 연락처, 거래, 후속 조치를 추적할 수 있습니다. 그러나 기본 이메일 추적, 자동화, 보고 기능이 부족하므로 영업 운영을 확장하기보다는 개인이나 아주 소규모 팀에 적합합니다.

Notion을 CRM으로 설정하는 방법은 무엇인가요?

개인 또는 영업용 CRM 템플릿을 복제하고, 연락처 및 거래 필드를 추가하며, 파이프라인 단계를 정의하고, 세그먼트에 태그를 지정하며, 날짜 기반 후속 조치를 설정하세요. 메모와 작업을 연결하세요. 알림 및 이메일 알림을 위한 통합 기능을 활용하세요.

Notion CRM은 무료인가요?

Notion 무료 플랜으로도 기본적인 CRM 구축이 가능합니다. 권한 관리, 자동화, 이메일 추적 기능이 필요해지면 통합 기능이나 유료 플랜을 활용하세요.

좋은 Notion CRM 대안은 무엇인가요?

이메일 통합 및 자동화 기능을 갖춘 간편하고 확장 가능한 CRM을 원하신다면 folk를 고려해 보세요. 수동 워크플로우를 넘어 성장하는 팀을 위해 연락처, 파이프라인, 시퀀스, 후속 조치를 중앙 집중화합니다.