Grundlagen von CRM: Alles, was Sie wissen müssen, um loszulegen

Gibt es einen richtigen Zeitpunkt für die Umstellung auf ein CRM-System?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Wenn Sie Excel verwenden, weil Sie keine Investitionen in ein CRM-System tätigen möchten, um zusätzliche Kosten zu vermeiden, sich nicht sicher sind, wie ein gutes CRM-System aussehen sollte, und die langen Implementierungszeiten nicht in Kauf nehmen möchten, sind Sie nicht allein. 

Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wächst auch Ihr Netzwerk mit. Wahrscheinlich müssen Sie früher oder später über ein CRM-System nachdenken. Vor allem, wenn Sie feststellen, wie viel Zeit administrative Aufgaben wie die manuelle Aktualisierung von Kontaktinformationen in Anspruch nehmen, wie frustrierend es ist, Kontakte mit Ihrem Team zu teilen, und vieles mehr.

Um Ihnen zu helfen, behandeln wir in diesem Blogbeitrag alles, was Sie über die Grundlagen von CRM wissen müssen:

• Was ist ein CRM?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Umstellung von Excel auf ein CRM-System?
• Die wichtigsten Ressourcen eines guten CRM-Systems
• Wie Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen auswählen
• Gemeinsame Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems
• Warum Folk eine erstklassige Wahl für kleine Unternehmen ist

Was ist ein CRM?

Ein CRM (Kundenbeziehungsmanagement) ist eine Möglichkeit, Kundeninformationen effektiv und sicher zu speichern, zu organisieren und zu nutzen. Anstelle von verstreuten Tabellen oder endlosen E-Mail-Konversationen vereint ein CRM alles an einem Ort.

Hier erfahren Sie, wie ein CRM Ihnen helfen kann:

• Speichern und organisieren Sie Kontaktdaten.
• Gespräche und Interaktionen mit Kunden nachverfolgen.
• Verkäufe, Geschäfte und Aufgaben effizient verwalten.

Betrachten Sie es als eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Ihre Kundeninformationen, die Ihrem Team hilft, Zeit zu sparen und intelligenter zu arbeiten.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um von Excel zu einem CRM zu wechseln?

Aufgrund der geringen Kosten kann der Umstieg von Excel als kleines Unternehmen einschüchternd wirken. Ein CRM kann jedoch genau das sein, was Sie brauchen, sobald Sie erkennen, wie viel Zeit Ihre täglichen Aufgaben in Anspruch nehmen.

Sie werden wissen, dass es der richtige Zeitpunkt ist, von Excel zu wechseln, wenn Sie Folgendes bemerken:

• Zu viel manuelle Arbeit: Sich wiederholende Aufgaben wie die Aktualisierung von Kontaktinformationen lenken Sie von wichtigeren Prioritäten ab, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
• Die Dinge scheinen chaotisch zu sein: Alles in Tabellen zu verwalten, wird immer unübersichtlicher.
• Ohne einen Überblick: Das Nachverfolgen von Vertriebspipelines oder Kundeninteraktionen scheint eine schwierige Aufgabe zu sein.
• Zusammenarbeit ist mühsam: Mehrere Dateiversionen sorgen für Verwirrung und machen Aktualisierungen für das Team frustrierend.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen Excel und einem CRM?

Sie spüren die Grenzen von Excel, sind sich aber nicht sicher, ob ein CRM der richtige Weg ist? Wir verstehen das – Veränderungen können beängstigend sein. Hier sind fünf wesentliche Unterschiede zwischen Excel und CRM, die Ihnen bei der Entscheidung helfen sollen.

1. Zweck und Funktionalität

Obwohl Sie grundlegende Kontaktverwaltung in Excel durchführen können, verfügt ein CRM über ausgeprägtere Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Speziell entwickelt, um Kundenbeziehungen zu verwalten, Aufgaben zu automatisieren und Datenanalysen bereitzustellen.
• Excel: Ein universelles Tabellenkalkulationsprogramm zum manuellen Organisieren, Berechnen und Analysieren von Daten.

2. Datenverwaltung

Obwohl beide in der Lage zu sein scheinen, dieselbe Aufgabe zu erfüllen, beispielsweise die Verwaltung von Kontaktinformationen, ist ein CRM darauf ausgelegt, einen sichereren Ort für Ihre Kundendaten zu bieten. Sie werden feststellen, dass:

• Um CRM: Zentralisieren Sie Kundendaten (z. B. Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Verkaufstrichter) an einem zugänglichen und sicheren Ort.
• Im Gegensatz zu Excel: Erfordert manuelle Eingabe und Organisation der Daten, was oft zu mehreren Tabellen für verschiedene Aufgaben führt.

3. Automatisierung

Wenn es um Automatisierung geht, ist ein CRM der klare Gewinner. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie Nachverfolgungen, Erinnerungen und die Synchronisierung von Daten zwischen Teams.
• Excel: Keine integrierte Automatisierung für kundenbezogene Aufgaben; erfordert manuellen Aufwand oder komplexe Makros.

4. Zusammenarbeit

Es gibt bestimmte Einschränkungen hinsichtlich der Zusammenarbeit in Excel, die ein CRM bieten kann, darunter auch Benutzerberechtigungen. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Teammitgliedern, mit Benutzerberechtigungen und Aktualisierungen, die für alle sofort sichtbar sind.
• Excel: Die Zusammenarbeit ist eingeschränkt und erfordert oft die gemeinsame Nutzung von Dateien, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führt.

5. Berichte und Analysen

Obwohl beide über Berichtsfunktionen verfügen, empfinden Excel-Benutzer die Benutzeroberfläche im Vergleich zu einem CRM möglicherweise als komplizierter. Sie werden feststellen, dass:

• CRM: Bietet Dashboards und Analysen zur Verfolgung von Leistung, Kundenverhalten und Vertriebsmetriken.
• Excel: Berichte und Analysen erfordern manuelle Konfiguration, Formeln und die Erstellung von Diagrammen.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines guten CRM-Systems?

Im Kern geht es bei einem CRM darum, Ihrem Unternehmen zu einem reibungsloseren Ablauf zu verhelfen. Nicht alle CRMs sind gleich aufgebaut, aber die meisten guten CRMs verfügen über folgende Funktionen:

• Kontaktverwaltung: Speichern Sie Kundeninformationen wie E-Mails, Telefonnummern und Notizen an einem Ort.
• Verkaufsüberwachung: Visualisieren Sie Ihre Vertriebspipeline und verfolgen Sie, wo sich die Leads im Prozess befinden.
• Automatisierung: Konfigurieren Sie Workflows für wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails.
• Analyse: Sehen Sie, was funktioniert (und was nicht) mit integrierten Berichtstools.
• Integrationen: Verbinden Sie Ihr CRM mit Tools, die Sie bereits verwenden, wie E-Mail- oder Kalenderanwendungen.

Wie man ein CRM bewertet und auswählt

Die Auswahl des richtigen CRM für Ihr Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung, insbesondere wenn Sie sich zum ersten Mal mit den verschiedenen Optionen beschäftigen. Bei der Vielzahl der verfügbaren Angebote ist es wichtig, bei der Auswahl und Recherche auf die Aspekte zu achten, die Ihren aktuellen Anforderungen und Ihrem zukünftigen Wachstum entsprechen. 

Nachfolgend finden Sie einige Punkte, die Sie berücksichtigen sollten.

1. Implementierungszeit

Dies bezieht sich auf den Zeitraum, der benötigt wird, um das CRM-System vollständig zu konfigurieren, anzupassen und in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu integrieren. Dazu gehören alle Schritte, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das CRM betriebsbereit ist und mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

2. Skalierbarkeit

Während einige CRMs, wie HubSpot, mit ihrem kostenlosen Tarif attraktiv sind, kann es sein, dass Sie feststellen, dass es teuer wird, sobald Sie bereit sind, ein Upgrade durchzuführen. Um zu vermeiden, dass Sie Ihre Zeit mit einem weiteren Implementierungsprozess verbringen müssen, sollten Sie auf die Preispläne achten. Die Preispläne von folk sind beispielsweise so konzipiert, dass sie mit Ihrem Team mitwachsen und Solopreneure, kleine bis mittlere Teams und große Unternehmen unterstützen können.

3. Benutzerfreundlichkeit

Ein CRM ist nur so effektiv wie die Fähigkeit Ihres Teams, es zu nutzen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Arbeitsabläufe, die die Einarbeitungszeit minimieren. Ein zu komplexes Tool kann Ihr Team davon abhalten, es vollständig zu nutzen, wodurch sein Wert für Ihr Unternehmen sinkt. Testen Sie das CRM während einer Probezeit, um zu sehen, ob es sich natürlich bedienen lässt.

4. Integrationsfähigkeiten

Ihr CRM sollte nahtlos mit den Tools zusammenarbeiten, die Ihr Team in seinem Technologie-Stack verwendet, wie E-Mail, Kalender, Marketingplattformen und Buchhaltungssoftware. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten reibungslos zwischen den Systemen fließen, was Zeit spart und manuelle Arbeit reduziert. Vergewissern Sie sich, dass das CRM Integrationen mit den Tools unterstützt, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

5. Kundensupport

Ob während der Implementierung oder im täglichen Gebrauch, ein zuverlässiger Support ist entscheidend. Suchen Sie nach CRMs, die mehrere Supportkanäle wie Live-Chat, E-Mail oder eine Wissensdatenbank bieten, damit Sie Probleme schnell lösen können. Ein reaktionsschneller Kundenservice kann entscheidend dafür sein, wie reibungslos Ihr CRM für Ihr Team funktioniert.

6. Vereinbaren Sie eine Vorführung

Auch wenn alles auf dem Papier gut aussieht, muss es nicht unbedingt mit Ihren eigenen Erfahrungen übereinstimmen. Vereinbaren Sie unbedingt Termine für Vorführungen aller von Ihnen ausgewählten CRM-Systeme, damit Sie dem Vertriebsteam relevante Fragen stellen und sich persönlich ein Bild von der Plattform machen können. Vereinbaren Sie hier einen Termin für eine Vorführung von Folk. 

Fazit

Obwohl der Übergang von einer kostengünstigen Lösung wie Excel zu einem CRM-System zunächst abschreckend wirken mag, lohnen sich die langfristigen Vorteile. Es ist eine Möglichkeit, stärkere und dauerhaftere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen. Wenn Sie auf der Suche nach einem CRM-System sind, das benutzerfreundliche Funktionen mit leistungsstarkem Kontaktmanagement verbindet, könnte folk das ideale CRM-System für Sie sein. Testen Sie folk noch heute kostenlos. 

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