How we’re growing our team at folk – using folk

Building a quality team is a long-term and ongoing effort. It requires building and maintaining relationships with talent over many years. At folk, we've been growing our team for almost 3 years and we've been using folk the entire time.

When growing a team at pace, you’ll be meeting with people and maintaining contact regularly, and you need a robust workflow to support these efforts. That's what folk helps us to do: build a scalable, personalized workflow to manage the contact data for each person we're looking to get and stay in touch with.

Unser gesamter Rekrutierungsprozess, von der Suche über das Vorstellungsgespräch bis hin zur Einarbeitung, wird in folk verwaltet. Schauen wir uns einmal genauer an, wie wir dabei vorgehen.

Verbesserung unserer Beschaffung

Every potential candidate that we contact is logged in folk. It’s super easy, thanks to folkX, the Chrome extension. folkX lets us create contacts from LinkedIn, Gmail, or anywhere on the web, and import their profile into folk with just a click. It also detects existing contacts in folk that match a profile we are on, so we can avoid duplicates and see at a glance any past interactions with that person.

We collaborate as a team by leaving notes on contact profiles. This level of visibility ensures we can share knowledge, target the right people, and don’t double-contact candidates.

Um den effektivsten Engagement-Trichter zu erstellen, verwenden wir das Smart-Feld „Stärkste Verbindung“ in Folk, das berechnet, wer in unserem Team die engste Beziehung zu einem Kontakt hat.

🪄Insider-Tipp:

Die Kombination von folk mit einem Messaging-Tool wie LaGrowthMachine ist äußerst effektiv. Mit nur zwei Klicks über einen CSV-Export können wir Messaging-Kampagnen über verschiedene Kanäle hinweg einrichten, wobei wir den Absender frei wählen können. Das hilft uns, das Engagement zu steigern und gleichzeitig die Personalisierung zu verbessern, da wir mit folkX einen personalisierten Eisbrecher erstellen können, ohne das Profil auf LinkedIn verlassen zu müssen!

Schaffung einer herausragenden Einstellungserfahrung

At folk we know that job applications and hiring processes can be demanding of candidates’ time, energy, and emotions. Therefore sharing honest and constructive feedback with candidates has always been a key principle to the hiring experience at folk. Most of the recruiting tools out there only enable you to send generic feedback.

When reviewing an application or sharing feedback after an interview, we fill out a custom feedback field in folk. When it’s time to reach out to a candidate, we use the Messages mail merge function in folk to share the feedback.

In Messages we already have an email template saved, complete with variables that are linked to our custom fields, meaning the email is automatically populated with the feedback we logged in folk. It’s quick and easy for us, and we get lots of appreciation from candidates for the detailed feedback.

🪄Insider-Tipp:

Unser Bewerbungsformular ist ein Typeform, das über Zapier mit folk verbunden ist. Alle neuen Bewerbungen werden in folk anhand der Stellenbeschreibung, des Lebenslaufs oder LinkedIn-Profils und der Antworten auf unser Bewerbungsformular erfasst. Auf diese Weise dauert es nur wenige Minuten, eine Bewerbung zu prüfen und wertvolles Feedback zu geben – alles innerhalb von folk.

Nachverfolgung mit Kandidaten

Mit der Pipeline-Ansicht kann jedes Teammitglied die laufenden Interviewprozesse auf einen Blick überprüfen.

All interactions (interviews and email exchanges) are logged in folk automatically thanks to the integration with Gmail (also available for Outlook) so everyone on the team has visibility of a candidate’s interactions with us.

Wir protokollieren auch alle Rückmeldungen zu unseren Vorstellungsgesprächen als Notizen auf Folk. Dies ist besonders wichtig, da die meisten unserer Stellen mehrere Schritte umfassen und mehrere Teammitglieder involviert sind. So können wir alle unsere Notizen und Rückmeldungen im Blick behalten und uns optimal auf die nächste Phase des Einstellungsprozesses vorbereiten.

Pflege der Beziehungen zu unserem Talentpool

In recruitment, timing is key, and building long-term relationships is crucial. Often we’ll pick up a conversation months, sometimes even years, later.

Aber in der Zwischenzeit wollen wir den Kontakt nicht verlieren, deshalb:

• Protokollieren Sie alle unsere Interaktionen, um den vollständigen Kontext leicht abrufen zu können und den nächsten Kontaktpunkt durchdacht und personalisiert zu gestalten.
• Erinnern Sie sich daran, Erinnerungen in Folk einzurichten, damit wir nie vergessen, nachzufassen, und den besten Zeitpunkt sicherstellen können.
• E-Mail-Vorlagen in Zusammenarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern vorbereiten, damit wir Neuigkeiten über Folk durch regelmäßige Updates teilen können.

folk offers a complete end-to-end collaborative system for recruitment that gives us full transparency and the freedom to choose our own workflow without overwhelming us. Sure, we’re highly biased but we do love using folk to manage our entire recruitment workflow 😄

Und Sie, welches System verwenden Sie zur Verwaltung Ihres Rekrutierungsworkflows?