De 10 beste CRM-systemen met gespreksopname in 2026

Je medewerker rondt een gesprek af en markeert de deal als veelbelovend. Een week later neemt een andere collega het over. Uit het contactdossier blijkt wel wanneer ze hebben gesproken, maar kan hij of zij het gesprek beluisteren, de bezwaren van de potentiële klant achterhalen en zien wat er is beloofd?

Dat is de vraag die je je moet stellen bij het vergelijken van CRM-opnametools met elkaar vergelijken. Sommige CRM-systemen nemen gesprekken op die via hun eigen belfuncties worden gevoerd. Andere halen opnames op uit een aangesloten telefoonsysteem. Dit onderscheid is van invloed op welke gesprekken worden vastgelegd, waar ze worden weergegeven en of het CRM-systeem ze kan transcriberen of analyseren.

In deze gids worden 10 opties met elkaar vergeleken op basis van de opnameworkflow, verkoopfuncties en kosten. Ook wordt uitgelegd hoe je een tool voor het opnemen van gesprekken kunt koppelen aan je CRM-systeem als je team al een telefoonsysteem heeft dat het wil blijven gebruiken.

De beste CRM-systemen met gespreksopname in één oogopslag

👉 Probeer folk gratis uit

Hoe hebben we deze CRM-systemen beoordeeld?

Om in aanmerking te komen voor deze vergelijking moest een CRM-systeem een praktische manier bieden om opnames van telefoongesprekken in de verkoopworkflow te integreren. We hebben elke optie op vijf punten beoordeeld:

✅ Opnamemethode: Kunnen verkopers gesprekken via het CRM opnemen, of moeten ze een apart telefoonsysteem aansluiten?

✅ Koppeling aan contactpersoon: Wordt de opname bij de juiste contactpersoon of deal weergegeven, zodat een andere verkoper deze kan vinden?

✅ Toegang tot het transcript: Kan het team zoeken op wat er is gezegd, of moet het de audio opnieuw afspelen?

✅ Verkoopanalyse: Kan de software onderwerpen, bezwaren of volgende stappen identificeren – en welk pakket biedt die analyse?

✅ Totale kosten: Hoeveel gaat het team betalen voor het CRM-systeem, de beldienst en eventuele extra functies voor opname of analyse?

We hebben het bijhouden van gespreksgegevens apart behandeld van het opnemen van gesprekken. Een tijdstempel en de uitkomst van een gesprek kunnen aantonen dat er een gesprek heeft plaatsgevonden; ze geven een collega echter geen inzicht in wat de klant daadwerkelijk heeft gezegd.

1. folk

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Het nuttige deel van een verkoopgesprek komt vaak pas tegen het einde: een potentiële klant noemt een punt van zorg, legt uit wie er nog meer toestemming moet geven voor de aankoop, of stelt voor wanneer ze elkaar weer kunnen spreken. folk helpt de verkoper om die details mee te nemen naar de volgende stap.

Je kunt via de mobiele app van folkeen gesprek voeren en opnemen met je geverifieerde nummer. Zodra het gesprek is verwerkt, kan het transcript worden gedeeld met een teamgenoot. Het voordeel voor een verkoopteam is dat de medewerker die de relatie overneemt, kan nalezen wat er is gezegd terwijl hij of zij vanuit het CRM werkt, in plaats van de oorspronkelijke medewerker om een samenvatting te vragen.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Open het contact in de mobiele app van folken bekijk de informatie die al is opgeslagen.
2. Bel via folk met je geverifieerde nummer.
3. Gebruik de opnamefunctie van de app om het gesprek op te nemen.
4. Bekijk het transcript en stuur het door naar de teamgenoot die de volgende stap voor zijn rekening neemt.

Voordelen

• Maakt gebruik van een geverifieerd nummer voor gesprekken die via de mobiele app worden gevoerd.
• Geeft de beller toegang tot de contactgegevens voordat hij of zij gaat bellen.
• Maakt het gemakkelijker om het gesprek door te geven dankzij een transcript dat kan worden gedeeld.
• Geschikt voor verkoopteams waarvan de telefoongesprekken leiden tot contacten en updates van de pijplijn.

Nadelen

• Oproepen die buiten de mobiele belworkflow van folkworden geplaatst, vallen niet onder die workflow.
• Teams die wachtrijen of geavanceerde doorschakeling nodig hebben, hebben wellicht een speciaal telefoonsysteem nodig.

Prijzen

• Standaardtarief: 24 dollar per lid per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Premium: 48 dollar per lid per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Enterprise: Vanaf 80 dollar per lid per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Gratis proefperiode: 14 dagen.

👉 Probeer folk gratis uit

2. Close

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Close is ontworpen voor verkopers die een lijst met potentiële klanten afwerken en de hele dag door bellen. Het bellen gebeurt rechtstreeks vanuit het CRM, zodat een verkoper kan bellen, het resultaat kan bekijken en naar de volgende potentiële klant kan gaan zonder elders zijn belgeschiedenis opnieuw te hoeven opbouwen.

Close kan gespreksopnames bewaren naast de verkoopactiviteiten. Als het team ook schriftelijke verslagen wil, zorgt Call Assistant voor de transcriptie en samenvatting van de opgenomen gesprekken. Daar zijn aparte kosten aan verbonden, dus is het handig om te bepalen of managers doorzoekbare gesprekken nodig hebben of dat toegang tot de audio voldoende is.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Stel bellen en een telefoonnummer in op Close.
2. Bel een lead vanuit het CRM en schakel de juiste opname-instellingen in.
3. Ga terug naar de gespreksactiviteit om de opname te beluisteren.
4. Voeg Call Assistant toe als het team transcripties en samenvattingen nodig heeft.

Voordelen

• Telefoongesprekken en CRM-activiteiten worden in dezelfde werkruimte afgehandeld.
• Opnames zijn nuttig om de outreach- en coachingactiviteiten van vertegenwoordigers te evalueren.
• Geschikt voor teams met een constant aantal uitgaande gesprekken.
• Met Call Assistant hoef je niet na elk gesprek meer een samenvatting te schrijven.

Nadelen

• Het gebruik van de belfunctie wordt apart in rekening gebracht, los van het CRM-abonnement.
• Voor transcripties en samenvattingen is de betaalde Call Assistant-add-on vereist.
• Het goedkoopste Solo-abonnement is beperkt tot één gebruiker.

Prijzen

• Solo: $9 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd; slechts één gebruiker.
• Essentials: 35 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Call Assistant: $50 per organisatie per maand, plus $0,02 per getranscribeerde minuut.
• Telefonie: Er gelden extra kosten voor het gebruik.

3 HubSpot Sales Hub

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Met HubSpot kan een team opgenomen gesprekken koppelen aan CRM-records, zoals contactpersonen en deals. Een manager die een salesopportunity beoordeelt, kan het gesprek achter de aantekeningen van een verkoper bekijken en vervolgens de opname gebruiken om feedback te geven op basis van wat er tijdens het gesprek is gezegd.

De echte meerwaarde zit hem in Conversation Intelligence, dat transcripties en tools voor het evalueren van gesprekken biedt. Deze functionaliteit valt buiten het instapabonnement van HubSpot. Een team dat HubSpot specifiek overweegt voor gespreksanalyse, moet rekening houden met de kosten van het geschikte Professional- of Enterprise-abonnement, in plaats van af te gaan op de prijs van het Starter-abonnement.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Stel HubSpot-telefonie in of koppel een ondersteunde telefoonprovider.
2. Schakel opname in voor in aanmerking komende gesprekken.
3. Koppel het telefoongesprek aan het betreffende CRM-record.
4. Bekijk bij een in aanmerking komend Professional- of Enterprise-abonnement de transcriptie en de gespreksinzichten.

Voordelen

• Opnames kunnen worden gekoppeld aan contactpersonen, bedrijven en deals.
• Biedt managers de mogelijkheid om daadwerkelijke gesprekken te beluisteren met het oog op coaching.
• Met transcripties kun je gemakkelijker een specifiek punt in een gesprek terugvinden.
• Werkt met HubSpot-telefonie en ondersteunde integraties.

Nadelen

• Het Starter-tarief biedt niet de volledige workflow voor het opnemen en transcriberen van gesprekken zoals weergegeven in de planvergelijking van HubSpot.
• De Professional-versie is aanzienlijk duurder en er worden eenmalige opstartkosten in rekening gebracht.
• Hoe de opname verloopt, kan afhangen van de aanbieder die het gesprek initieert en de instellingen van het account.

Prijzen

• Starttarief: Vanaf $7 per zitplaats/maand volgens het geadverteerde tarief.
• Professional: Vanaf $90 per werkplek per maand, jaarlijks gefactureerd; inclusief gespreksopname en transcriptie in de pakketvergelijking.
• Enterprise: Vanaf 150 dollar per licentie per maand.
• Professionele onboarding: eenmalige vergoeding van $ 1.500, zoals vermeld op de prijspagina van HubSpot.

4 Freshsales

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Freshsales biedt verkopers een platform om leads en deals te beheren, terwijl ze de telefoontools van Freshworks gebruiken voor gesprekken met klanten. Wanneer de gespreksopname voor een nummer is ingeschakeld, kan het team het gesprek opnieuw beluisteren in plaats van uitsluitend op de aantekeningen van een verkoper te vertrouwen.

Voor opnames en transcripties zijn afzonderlijke controles nodig. Het CRM-systeem biedt een gratis abonnement, maar uit die prijs blijkt niet wat een werkende telefoonopstelling gaat kosten. Binnen Freshcaller gelden bovendien toelatingseisen voor transcripties, dus teams die doorzoekbare gesprekken nodig hebben, moeten eerst controleren of ze hier toegang toe hebben voordat ze een abonnement kiezen.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Stel een telefoonnummer in binnen de Freshworks-belomgeving.
2. Kies de opnamemodus voor dat nummer, bijvoorbeeld handmatige opname.
3. Bellen of gebeld worden via de geconfigureerde telefoondienst.
4. Bekijk de opnames in de gespreksgegevens. Als transcriptie is ingeschakeld voor een in aanmerking komend account, bekijk dan ook de tekst daar.

Voordelen

• Verkoopgegevens en belactiviteiten kunnen binnen het Freshworks-ecosysteem worden beheerd.
• De opname-instellingen kunnen per telefoonnummer worden geconfigureerd.
• Met handmatige registratie kan een medewerker beginnen met het vastleggen nadat hij dit met de beller heeft besproken.
• Opnames geven een vollediger beeld van een gesprek dan alleen gesprekslogboeken.

Nadelen

• Het gratis CRM-abonnement mag niet worden beschouwd als een gratis oplossing voor het opnemen van telefoongesprekken.
• Telefoonnummers en belgedrag kunnen extra kosten met zich meebrengen.
• Het gebruik van de transcriptiedienst van Freshcaller is afhankelijk van de geschiktheid van het account en de activering ervan; er mag niet van worden uitgegaan dat deze dienst bij Freshsales Growth is inbegrepen.

Prijzen

• Freshsales Free: $0 voor maximaal drie gebruikers.
• Groei: 9 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Pro: 39 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Enterprise: 59 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Telefonie en transcriptie: Controleer welke telefoontarieven van toepassing zijn en of uw configuratie in aanmerking komt voor transcriptie.

5. Zoho

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Zoho CRM biedt meerdere manieren om gesprekken op te nemen. Een team kan de ingebouwde telefoniefunctie configureren of een telefoondienst zoals Zoho Voice koppelen. Die flexibiliteit is handig als het bedrijf al over een telefoonopstelling beschikt, maar het betekent ook dat de precieze opnameprocedure afhangt van de gekozen optie.

Als Zoho Voice is aangesloten, kunnen medewerkers vanuit hun CRM-workflow bellen en hebben managers toegang tot opnames om deze te beluisteren. Zoho De ingebouwde telefoniefunctie van het CRM ondersteunt ook het opnemen van gesprekken. Teams moeten eerst de belroute kiezen en vervolgens de beschikbaarheid van het nummer, de opname-instellingen en de kosten controleren.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Kies voor de ingebouwde telefoniefunctie van het CRM-systeem v Zoho , of koppel een compatibele telefoonprovider.
2. Stel een telefoonnummer in en wijs de betreffende medewerkers toegang toe.
3. Schakel de opnamefunctie in voor de gesprekken die je wilt opnemen.
4. Voer een testgesprek uit en controleer of de activiteit en de opname vanuit het CRM toegankelijk zijn.

Voordelen

• Biedt zowel een ingebouwde telefoniefunctie als integraties met telefoonsystemen.
• Gespreksgegevens kunnen naast klantgegevens worden opgeslagen.
• Opname-instellingen kunnen helpen bij het evalueren van gesprekken en bij coaching.
• Zoho Voice is een optie voor teams die al gebruikmaken van andere producten van Zoho .

Nadelen

• Zoho De instapprijs van CRM omvat niet de volledige kosten van telefoonnummers en gesprekken.
• De configuratie en beschikbare functies verschillen tussen de ingebouwde telefoniefunctie en Zoho Voice.
• Voor de gekozen dienst moet worden nagegaan of transcripties beschikbaar zijn en wat de kosten hiervoor zijn.

Prijzen

• Zoho CRM Free: $0 voor maximaal drie gebruikers.
• Standaardtarief: $14 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Professional: $23 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Telefonie: De kosten voor het huren van een nummer en de gesprekskosten per minuut variëren afhankelijk van de instellingen en de bestemming.
• Zoho Stem: Een apart abonnement als je voor die dienst kiest.

6. Pipedrive

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Pipedrive biedt twee mogelijkheden voor het vastleggen van gesprekken. Een team kan een koppeling maken met een compatibele telefoonprovider en zo de gespreksgegevens in het CRM importeren. Daarnaast kan het gebruikmaken van Pipedrive Nova op een computer om het geluid van een verkoopgesprek op te nemen, een transcriptie te maken en het resultaat te koppelen aan een Pipedrive -activiteit.

Dit onderscheid is van belang als verkopers het grootste deel van hun gesprekken via hun mobiele telefoon voeren. De opnameprocedure van Nova verloopt via de desktop-app; voor gesprekken die via een zakelijke telefoondienst worden afgehandeld, moet een integratie met de telefoon worden overwogen.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Kies tussen de desktopopnamefunctie van Nova en een compatibele telefoonintegratie.
2. Voor Nova: begin met opnemen in de desktop-app zodra het gesprek begint.
3. Bekijk na het gesprek het transcript en de voorgestelde CRM-aanpassingen.
4. Controleer bij een telefoonintegratie welke opnames en gespreksgegevens er naar Pipedrive worden verzonden.

Voordelen

• Nova is zonder extra kosten inbegrepen in alle Pipedrive -abonnementen.
• Nova kan een ongepland gesprek opnemen en de opname aan een CRM-activiteit koppelen.
• Teams kunnen een telefoonprovider aansluiten als ze een speciale belconfiguratie nodig hebben.
• Verkoopmedewerkers kunnen na een vastgelegd gesprek de voorgestelde CRM-updates bekijken.

Nadelen

• Nova-opnames zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van audio voor de desktop-app.
• Een aparte telefoonintegratie kan gepaard gaan met eigen abonnementskosten en belkosten.
• De gegevens die beschikbaar zijn op Pipedrive zijn afhankelijk van de gekozen integratie.

Prijzen

• Lite: Vanaf $14 per werkplek per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Groei: Vanaf 39 dollar per licentie per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Pipedrive Nova: Inbegrepen bij alle abonnementen.
• Mobiele telefoondienst: de kosten hiervoor worden apart door de provider in rekening gebracht.

7. Salesforce Cloud

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Salesforce kan opnames van ondersteunde telefoonproviders in zijn verkoopworkflow opnemen. Conversation Insights helpt teams vervolgens om te bekijken wat er tijdens die gesprekken is gebeurd, inclusief transcripties en punten die de aandacht van een manager verdienen.

Dit is een configureerbare opzet: voor „ Salesforce “ zijn een geschikte audiobron, de juiste licenties en een integratie nodig die de gekozen aanbieder ondersteunt. Het is geschikt voor organisaties die bereid zijn om deze aspecten te beheren, met name wanneer het terugluisteren van gesprekken deel uitmaakt van een breder coachingproces.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Kies een opnameprovider die wordt ondersteund door de beoogde integratie met Salesforce .
2. Stel de verbinding zo in dat gespreksgeluid en gegevens naar Salesforce worden doorgestuurd.
3. Wijs de licenties toe die nodig zijn voor Conversation Insights.
4. Bekijk transcripties en inzichten in combinatie met de bijbehorende verkoopgegevens.

Voordelen

• Kan gespreksgegevens integreren in een bredere rapportageomgeving voor de verkoop.
• Biedt ondersteuning bij het terugluisteren van opgenomen gesprekken voor coaching en om inzicht te krijgen in de context van een deal.
• Werkt samen met ondersteunde opnameproviders.
• Biedt hulpmiddelen voor het analyseren van gesprekken binnen een team.

Nadelen

• Salesforce is niet in alle configuraties beschikbaar; mogelijk is een ondersteunde telefoonprovider vereist.
• Vóór de aankoop moet worden gecontroleerd of het apparaat compatibel is en of het kan worden geïnstalleerd.
• De prijs van de Starter Suite komt niet overeen met de kosten van een volledige installatie van Conversation Insights.

Prijzen

• Gratis pakket: $0, met beperkte CRM-mogelijkheden.
• Starter Suite: Vanaf $25 per gebruiker per maand.
• Inzichten in gesprekken: apart aangeboden voor $ 50 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd; de beschikbaarheid en de inbegrepen licenties variëren per editie van Salesforce .
• Aanbieder van opnamemogelijkheden: hieraan kunnen extra abonnementskosten en gebruiksvergoedingen verbonden zijn.

8. Salesmate

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Met Salesmate kunnen verkopers vanuit het CRM bellen nadat ze de Voice & Text-service hebben geactiveerd. Zo kan een team vanuit één plek contacten afhandelen, bellen en achteraf de activiteiten bekijken. De beltools ondersteunen ook het opnemen van gesprekken, waardoor het een goede optie is voor teams die telefonie aan hun verkoopworkflow willen toevoegen.

Het CRM-abonnement en de beldienst worden apart in rekening gebracht. Verkopers hebben een geconfigureerd nummer en beltegoed nodig, dus de geadverteerde prijs van het Basic-abonnement is slechts een uitgangspunt voor de begroting.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Activeer Salesmate Voice & Text in het account.
2. Stel een telefoonnummer in en voeg beltegoed toe.
3. Stel de opname in voor de gesprekken die het team moet bewaren.
4. Voer gesprekken via Salesmate en bekijk de bijbehorende gespreksgegevens.

Voordelen

• Bellen is mogelijk binnen de CRM-workflow.
• Verkoopmedewerkers kunnen hun contacten en belactiviteiten in dezelfde werkruimte beheren.
• Bellen is mogelijk via het web en mobiele apparaten.
• Teams kunnen telefoonnummers toevoegen voor verschillende medewerkers of vestigingen.

Nadelen

• Voice & Text is een aanvullende dienst, waarbij naast het CRM-abonnement ook kosten voor het nummer en het gebruik in rekening worden gebracht.
• Het moet eerst worden ingesteld en geactiveerd voordat verkopers kunnen bellen.
• Teams moeten hun behoeften op het gebied van registratie en analyse vaststellen voordat ze een abonnement kiezen.

Prijzen

• Basis: Vanaf $23 per gebruiker per maand volgens het geadverteerde tarief.
• Voordeel: Vanaf 39 dollar per gebruiker per maand volgens het geadverteerde tarief.
• Zakelijk: Vanaf 63 dollar per gebruiker per maand volgens het geadverteerde tarief.
• Bellen en sms’en: apart telefoonnummer en belkosten op basis van verbruik.

9. Bitrix24

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Bitrix24 integreert telefoonactiviteiten in een werkruimte die ook klantdossiers, taken en andere teamtools bevat. De telefoniedienst kan gesprekken opnemen en deze beschikbaar maken vanuit de gespreksdetails en gerelateerde CRM-activiteiten.

Een bedrijf kan via Bitrix24 een nummer huren of een bestaand telefoonsysteem aansluiten via een ondersteunde methode. Dit biedt veel flexibiliteit, maar de telefoonconfiguratie bepaalt wat een team moet instellen voordat het kan beginnen met opnemen.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Kies een Bitrix24-telefoonnummer of koppel een compatibel telefoonsysteem.
2. Schakel opname in voor het nummer of de verbinding.
3. Voer een testgesprek uit en controleer of de opname in de gespreksgegevens wordt weergegeven.
4. Schakel transcriptie in als het team een tekstversie wil van nieuw opgenomen gesprekken.

Voordelen

• Opnames zijn toegankelijk via de gespreksgegevens en de gekoppelde CRM-activiteiten.
• Ondersteunt gehuurde nummers en aangesloten telefoonsystemen.
• Voor opgenomen gesprekken kan transcriptie worden ingeschakeld.
• Bij een vast tarief voor CRM is een bepaald aantal gebruikers inbegrepen.

Nadelen

• Telefonie is beschikbaar bij de betaalde abonnementen, maar niet bij het gratis abonnement.
• De kosten voor nummerhuur en gesprekken vallen buiten het CRM-abonnement.
• Teams moeten de opname-instellingen en machtigingen voor hun telefoonconfiguratie instellen.

Prijzen

• Basic: $49 per organisatie per maand, jaarlijks gefactureerd; inclusief maximaal vijf gebruikers.
• Standaard: $99 per organisatie per maand, jaarlijks gefactureerd; inclusief maximaal 50 gebruikers.
• Telefonie: De kosten voor het huren van een nummer en de gesprekskosten variëren afhankelijk van de configuratie en de bestemming.

10. Nutshell

Beoordeling: ⭐⭐⭐⭐ (G2)

Overzicht

Nutshell richt zich op wat een verkoper nodig heeft na een gesprek: een verslag van het gesprek bij de juiste contactpersoon, een samenvatting van wat er is besproken en een volgende stap om te overwegen. De AI-notitie-functie werkt samen met de ‘click-to-call’-functie van Nutshellen ondersteunde telefoonintegraties om gesprekken op te nemen en te transcriberen.

Voor teams die kosten vergelijken, is Pro het geschikte startpakket voor deze workflow. Foundation is goedkoper, maar volgens Nutshell zijn de functies ‘click-to-call’ en AI-gesprekssamenvattingen alleen beschikbaar in Pro en hogere pakketten.

Workflow voor het opnemen van telefoongesprekken

1. Gebruik de ‘ Nutshell ’-functie om te bellen of sluit een ondersteunde telefoondienst aan.
2. Bel een contactpersoon via die instelling.
3. Bekijk na het gesprek de opname, het transcript en de gegenereerde samenvatting.
4. Bekijk de voorgestelde volgende stap bij het bijbehorende CRM-record.

Voordelen

• De belactiviteit wordt gekoppeld aan de betreffende contactpersoon of lead.
• Transcripties en samenvattingen helpen medewerkers om gesprekken snel door te nemen.
• Werkt met verschillende ondersteunde telefoondiensten.
• Aanbevolen vervolgstappen kunnen het organiseren van de opvolging vergemakkelijken.

Nadelen

• Voor 'Click-to-call' en AI-gesprekssamenvattingen is een Pro-abonnement of een hoger abonnement vereist.
• Voor een mobiele dienst met internetverbinding kan een extra abonnement nodig zijn.
• Teams moeten de door hen gekozen integratie testen om na te gaan welke gespreksgegevens en opnames er naar Nutshell worden verzonden.

Prijzen

• Basisabonnement: $13 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Groei: 25 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Pro: 42 dollar per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd; het betreffende instapabonnement voor click-to-call en AI-gesprekssamenvattingen.
• Externe telefoondienst: Er kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Inbouwfunctie voor het opnemen van CRM-gesprekken versus een telefoonintegratie

Als een CRM-systeem aangeeft dat het het opnemen van gesprekken ondersteunt, controleer dan welk product de audio opneemt. Er zijn drie veelvoorkomende configuraties:

👉 Opnemen binnen de belworkflow van het CRM: Verkoopmedewerkers voeren gesprekken via het CRM of de bijbehorende mobiele app, en de opname blijft gekoppeld aan hun verkoopactiviteit. folk en Close bieden dit soort workflow aan.

👉 Opnemen via een telefoonoplossing binnen hetzelfde ecosysteem: het CRM werkt samen met een bijbehorende telefoniedienst, zoals het CRM v Zoho met Zoho Voice. De telefoondienst verwerkt het gesprek, terwijl het CRM de klantcontext levert.

👉 Opnemen via een externe integratie: Een afzonderlijke aanbieder neemt het gesprek op en stuurt een opname, transcriptie of gespreksgegevens naar het CRM. Het resultaat hangt af van wat die specifieke integratie ondersteunt.

Dit verschil heeft gevolgen voor de kosten en het dagelijks gebruik. Voor een telefoonintegratie is mogelijk een extra abonnement nodig, en het feit dat een gesprek in het CRM is geregistreerd, betekent niet automatisch dat de audio-opname of het transcript daarvan daar ook beschikbaar is. Voer, voordat je een configuratie kiest, een testgesprek uit en open het contactdossier om te zien waartoe je team precies toegang heeft.

Hoe u gespreksopnames kunt integreren met CRM-systemen

Als je team al een telefoonsysteem gebruikt, begin dan met het traceren van één gesprek vanaf de dialer naar het contactdossier. Zo zie je welk deel van de verbinding je nog moet instellen.

1. Bepaal waar gesprekken worden opgenomen

→ Controleer of de gesprekken plaatsvinden via een mobiele app, een desktop-dialer of een gedeeld zakelijk nummer. Controleer of uw telefoonsysteem de gewenste gesprekken kan opnemen en of de opnamefunctie is ingeschakeld voor de betreffende gebruikers of nummers.

2. Kies de koppeling met je CRM

→ Ga eerst na of er een directe koppeling is tussen de telefoonprovider en het CRM-systeem. Als dat niet het geval is, kijk dan of er apps beschikbaar zijn in hun app-winkels of dat ze een automatiseringsplatform ondersteunen. Controleer welke gegevens precies via de koppeling worden verzonden: een gesprekslogboek, een audio-link, een transcriptie en een samenvatting zijn verschillende zaken.

3. Koppel de accounts en stel de toegangsrechten in

→ Een beheerder moet mogelijk beide diensten autoriseren en bepalen welke gebruikers de opnames mogen bekijken. Bepaal of de toegang moet worden gekoppeld aan de eigenaar van het contact, het verkoopteam of een andere toegangsregel.

4. Koppel de oproepen aan de juiste records

→ Stel in hoe de integratie een contactpersoon identificeert, meestal aan de hand van het telefoonnummer. Controleer wat er gebeurt als een nummer bij meer dan één record hoort of nog niet in het CRM staat. Een record waarvoor geen match is gevonden, helpt een verkoper niet bij de voorbereiding op het volgende gesprek.

5. Kies wat er in het CRM wordt weergegeven

→ Bepaal of het contactdossier de gespreksduur en het resultaat, een link naar de audio-opname, het volledige transcript, een samenvatting of voorgestelde vervolgacties moet bevatten. Zorg ervoor dat de informatie die een medewerker nodig heeft, gemakkelijk te vinden is.

6. Test beide richtingen

→ Voer een uitgaand gesprek en ontvang een inkomend gesprek. Open elk contactdossier en controleer of de opname wordt afgespeeld, of het transcript wordt weergegeven (indien ingeschakeld) en of een teamgenoot met de juiste rechten er toegang toe heeft. Als alleen de tijdstempel van het gesprek wordt weergegeven, controleer dan de integratie-instellingen nogmaals voordat je de functie aan het team uitrolt.

Hoe kies je een CRM-systeem met gespreksopname?

Begin met de gesprekken die je team nu al voert. Een CRM-functie is alleen nuttig als die gesprekken worden vastgelegd en op een plek worden bewaard waar de verkopers ze kunnen vinden.

✅ Controleer waar de verkopers hun telefoongesprekken voeren. Als ze bellen vanaf hun mobiele telefoon, test dan de mobiele workflow van het CRM-systeem. Als ze een gedeelde zakelijke lijn gebruiken, controleer dan hoe het telefoonsysteem is gekoppeld aan het CRM-systeem.

✅ Bepaal wat de volgende medewerker moet zien. Een gesprekslogboek kan voldoende zijn om te bevestigen dat er contact is geweest. Bij een overdracht moet de opname of het transcript bij de juiste contactpersoon worden weergegeven.

✅ Maak een onderscheid tussen transcriptie en analyse. Het doorzoeken van een transcript, het genereren van een samenvatting en het vergelijken van bezwaren tussen verschillende gesprekken zijn verschillende functies. Bepaal welke functies uw team gaat gebruiken.

✅ Controleer wie toegang heeft tot opnames. Zorg ervoor dat de juiste teamgenoten een gesprek kunnen terugkijken, terwijl de toegang tot gevoelige gesprekken beperkt blijft.

✅ Bereken de werkelijke prijs. Tel het CRM-abonnement, eventuele benodigde upgrades van het abonnement, telefoonnummers, belvolume en kosten voor transcriptie of analyse bij elkaar op.

✅ Voer een praktijkproef uit. Neem een inkomend en een uitgaand gesprek op, zoek beide terug in het contactdossier en vraag een collega om de afgesproken volgende stap te achterhalen. Die test brengt tekortkomingen aan het licht die in een lijst met functies wellicht over het hoofd worden gezien.

Welke CRM-tool voor het opnemen van gesprekken moet je kiezen?

Als je verkopers vanuit het CRM veel uitgaande gesprekken voeren, Close is het de moeite waard om dit te overwegen. HubSpot en Salesforce bieden uitgebreidere mogelijkheden voor teams die investeren in het evalueren van gesprekken en coaching. Als u al een telefoonprovider gebruikt, Pipedrive of Nutshell kunnen u in staat stellen die gesprekken te koppelen aan uw bestaande verkoopgegevens.

Voor een team dat onderweg verkoopgesprekken voert, folk biedt CRM een directere workflow: bel vanuit de mobiele app met je geverifieerde nummer, bekijk het transcript en deel het gesprek met de persoon die verantwoordelijk is voor de volgende stap. Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Welke CRM-systemen beschikken over een functie voor het opnemen van gesprekken?

folk, Close, HubSpot, Freshsales, Zoho CRM, Pipedrive, Salesforce, Salesmate, Bitrix24 en Nutshell bieden mogelijkheden om met opgenomen gesprekken te werken. De werkwijze verschilt: sommige systemen nemen gesprekken op binnen hun eigen belworkflow, terwijl andere gebruikmaken van een gekoppelde telefoondienst.

Kan een CRM-systeem gesprekken automatisch opnemen?

Bij sommige is dit mogelijk, mits automatische opname is ingeschakeld voor het betreffende nummer of de betreffende beldienst. Controleer of dit geldt voor inkomende gesprekken, uitgaande gesprekken of beide, en of een medewerker de opname indien nodig kan pauzeren.

Kan ik gesprekken vanaf mijn eigen nummer opnemen in een CRM-systeem?

Met folk kun je je nummer verifiëren en gesprekken opnemen via de mobiele app. Bij andere CRM-systemen is mogelijk een zakelijk nummer vereist, kun je een bestaand nummer meenemen of is een gekoppelde telefoonprovider nodig.

Hoe voeg ik gespreksopnames toe aan een CRM-systeem?

Koppel het telefoonsysteem waarmee uw gesprekken worden opgenomen aan het CRM-systeem en stel vervolgens in hoe gesprekken aan contactpersonen worden gekoppeld. Voer een testgesprek uit en controleer of het contactdossier de audio of een werkende link daarnaar bevat – niet alleen een gesprekslogboek.

Kan een CRM-systeem verkoopgesprekken transcriberen en analyseren?

Ja, maar opname alleen is geen garantie voor beide functies. Controleer of het gewenste abonnement transcripties, samenvattingen of bredere inzichten in gesprekken oplevert, en of die resultaten in de juiste CRM-records worden weergegeven.

Wat is het verschil tussen het bijhouden van gespreksgegevens en het opnemen van gesprekken?

Bij het registreren van gesprekken worden gegevens zoals de beller, het tijdstip, de duur en de uitkomst vastgelegd. Bij het opnemen van gesprekken wordt de audio van het gesprek opgeslagen. Een CRM-systeem kan een gesprek registreren zonder de opname ervan op te slaan.

Heb ik een apart telefoonsysteem nodig om gesprekken in mijn CRM op te nemen?

Dat hangt af van het CRM-systeem. folk en Close bieden binnen hun producten workflows voor telefoongesprekken aan. Bij andere systemen is mogelijk een aparte telefoniedienst of integratie nodig om opnames vast te leggen en naar het CRM te verzenden.