Salesforce vs Insightly: Welk CRM-systeem voor bureaus wint?

Bureaus hebben geen moeite met het vinden van tools. Ze hebben wel moeite om de uitvoering van de pijplijn consistent te houden en tegelijkertijd de levering op schema te houden. Wanneer de context van potentiële klanten verspreid is over inboxen, agenda's en spreadsheets, raken follow-ups uit het oog, mislukken overdrachten en wordt prognoses maken giswerk. Een CRM voor bureaus moet nieuwe zaken snel laten verlopen en tegelijkertijd voldoende accountgeschiedenis bewaren om verlengingen, upsells en verwijzingen te ondersteunen.

Salesforce en Insightly pakken deze uitdaging aan, elk met hun eigen unieke aanpak. Salesforce is een krachtig CRM-systeem op bedrijfsniveau dat uitblinkt in uitgebreide aanpassingsmogelijkheden, complexe datamodellen en grootschalige verkoopactiviteiten, waardoor het ideaal is voor bureaus met complexe behoeften. Insightly daarentegen heeft een projectgerichte focus en koppelt verkoopgegevens naadloos aan leverings- en aftersalesactiviteiten, wat perfect is voor bureaus die dealbeheer nauw willen afstemmen op de uitvoering.

De keuze tussen Salesforce en Insightly hangt uiteindelijk af van de specifieke vereisten van uw bureau, zoals de complexiteit van uw processen, uw behoefte aan maatwerk en hoeveel tijd u kunt besteden aan het beheer van uw CRM-oplossing.

Wat is Salesforce?

Salesforce is een CRM-platform op bedrijfsniveau dat is ontworpen voor uitgebreide aanpassingen, complexe datamodellen en grootschalige verkoopactiviteiten. Het is geschikt voor bureaus die geavanceerde machtigingen, meerdere bedrijfsonderdelen of zeer specifieke processen nodig hebben die zijn toegewezen aan recordtypen en automatisering. Met consistent gestructureerde gegevens vergemakkelijken de rapportages en dashboards het beheer van pijplijnen op meerdere niveaus. Via AppExchange en maatwerkontwikkeling zijn uitgebreide integraties beschikbaar. Dit platform wordt doorgaans gekozen door bureaus die aanzienlijke aanpassingen, governance en schaalbaarheid op lange termijn verwachten.

Wat is Insightly?

Insightly is een CRM-systeem met projectgerichte functies, dat verkoopgegevens koppelt aan leverings- en aftersalesactiviteiten. Het is bijzonder geschikt voor bureaus waar dealbeheer en klantlevering nauw op elkaar moeten worden afgestemd, met name bij projectmatige opdrachten. Pijplijnen volgen kansen effectief, terwijl taken en activiteiten helpen om interne processen in verschillende stadia te standaardiseren. Wanneer ze correct zijn geconfigureerd, verbeteren rapportages en dashboards de zichtbaarheid van verkoop- en uitvoeringsstatistieken. Dit systeem wordt vaak gekozen door bureaus die op zoek zijn naar een CRM-oplossing die ook nauw aansluit bij leveringsworkflows.

Functievergelijking tussen Salesforce en Insightly

Meerdere pijplijnen en aangepaste fasen

In Salesforce Sales Cloud worden opportuniteitsfasen geconfigureerd, waardoor verschillende pijplijnen kunnen worden geïmplementeerd via verkoopprocessen en opportuniteitsrecordtypen. Een verkoopproces bestaat uit een gefilterde lijst met opportuniteitsfasen, terwijl recordtypen het mogelijk maken om verschillende teams of acties aan verschillende verkoopprocessen toe te wijzen. Dankzij deze aanpak kunnen organisaties unieke fasensets voor verschillende diensten of regio's onderhouden, terwijl het opportuniteitsobject uniform blijft. De fase-kans wordt ingesteld tijdens de faseconfiguratie en kan worden gebruikt in pijplijnweergaven en rapportages.

De pijplijnconfiguratie van Insightly maakt het mogelijk om pijplijnen en faselijsten te definiëren die zijn afgestemd op verschillende verkoopactiviteiten. Er kunnen afzonderlijke pijplijnen worden opgezet om agentschapsstromen zoals nieuwe zaken, verlengingen en doorverwijzingen door partners af te bakenen, zodat de fasen voor elke pijplijn duidelijk gescheiden blijven. De fasen kunnen worden aangepast naarmate de processen evolueren, zodat het volgen van kansen een accurate weerspiegeling is van de huidige kwalificaties en overdrachten. Insightly past pijplijnlogica toe op recordniveau, zodat elke kans aan één enkele gedefinieerde fasestroom voldoet.

Bijhouden van klant- en dealactiviteiten

Salesforce controleert activiteiten via taken en gebeurtenissen die worden weergegeven op tijdlijnen met recordactiviteiten. Afhankelijk van de configuratie, machtigingen en licenties kunnen e-mail- en agenda-activiteiten worden vastgelegd met Einstein Activity Capture, en deze items kunnen ook worden weergegeven in gerelateerde records. Activiteiten kunnen worden gekoppeld aan accounts, contactpersonen, leads en kansen, zodat de context van de deal zowel geplande als voltooide acties omvat. Het specifieke gedrag is afhankelijk van de instellingen en de gebruikte modus voor het vastleggen van activiteiten.

De activiteitentracking van Insightly richt zich op taken, gebeurtenissen en geregistreerde interacties die verband houden met contacten, organisaties en kansen. Met Activity Sets in Insightly kunnen gebruikers herhaalbare reeksen taken en gebeurtenissen maken op basis van een sjabloon, waardoor de follow-up na verkennende gesprekken, voorstellen of onboardingprocessen wordt gestroomlijnd. Tijdlijnen en gerelateerde lijsten zorgen ervoor dat voltooide acties en aankomende volgende stappen zichtbaar zijn in het dossier, waardoor het gemakkelijker wordt om de accountgeschiedenis en huidige verplichtingen te bekijken tijdens interne overdrachten.

Automatisering en workflows

Salesforce biedt robuuste rapportagemogelijkheden via aanpasbare rapporten en dashboards die zijn gebaseerd op standaardobjecten zoals kansen en activiteiten. Concepten voor kansfasen spelen een cruciale rol in rapportagefilters en fasetype-analyses, terwijl activiteitenrapporten inzicht bieden in zowel openstaande als voltooide taken. Dashboards kunnen meerdere rapportgrafieken samenvoegen voor effectieve pijplijnmonitoring en verkoopbeheer, waarbij de toegang wordt gereguleerd door organisatorische machtigingen en instellingen voor delen. De omvang van de rapportagedekking is afhankelijk van de ingeschakelde objecten en de configuratie van velden en fasen.

In Insightly voert Workflow Automation acties uit op basis van specifieke recordcriteria, waaronder veldupdates, toewijzingen en het aanmaken van taken. Deze automatisering kan worden geïntegreerd met pijplijngestuurde processen, zoals het toepassen van activiteitensets wanneer een kans zich naar een bepaalde fase ontwikkelt. De uitvoering van workflows wordt bepaald door de configuratie van triggers en acties binnen het account, waardoor naadloze overgangen mogelijk zijn, zoals het verplaatsen van een deal naar onboarding en het genereren van de bijbehorende takenchecklist.

Rapportage en analyse

Salesforce biedt robuuste rapportagemogelijkheden via aanpasbare rapporten en dashboards op basis van standaardobjecten zoals kansen en activiteiten. Concepten voor kansfasen worden gebruikt in rapportagefilters en fasetypeanalyses, terwijl activiteitenrapporten zowel openstaande als voltooide taken effectief kunnen samenvatten. Dashboards kunnen meerdere rapportgrafieken integreren voor gestroomlijnde pijplijnmonitoring en effectief verkoopbeheer, waarbij de toegang wordt geregeld door organisatorische machtigingen en instellingen voor delen. De omvang van de rapportagedekking wordt bepaald door de ingeschakelde objecten en de configuratie van velden en fasen.

De rapportagefuncties van Insightly omvatten aanpasbare dashboards en rapporten die zijn afgeleid van CRM-objecten zoals kansen, activiteiten en projecten. Gebruikers kunnen rapporten filteren op eigenaar, pijplijn, fase en tijdsbereik, met de mogelijkheid om ze op te slaan voor terugkerende beoordeling. Bovendien maakt Insightly het mogelijk om rapporten in te plannen, zodat belanghebbenden tijdig updates ontvangen zonder dat ze handmatig moeten exporteren. De nauwkeurigheid van pijplijnrapportage hangt af van de consistente toepassing van fasedefinities en het nauwgezet registreren van activiteiten door het team.

Integraties en gegevenshygiëne

Salesforce-integraties zijn voornamelijk toegankelijk via AppExchange, de marktplaats van het platform voor applicaties en oplossingen die de mogelijkheden ervan uitbreiden. Om de gegevenshygiëne te handhaven, maakt Salesforce gebruik van matchingregels om mogelijke duplicaten te identificeren en duplicatieregels om te bepalen welke acties moeten worden ondernomen wanneer duplicaten worden ontdekt, zowel tijdens het aanmaken van records als tijdens het bekijken van bestaande records. In de Salesforce-documentatie wordt beschreven hoe duplicatiesets en rapporten deze geïdentificeerde duplicaten en taken weergeven. Beheerders kunnen deze instellingen configureren in Setup en ze indien nodig toepassen op specifieke objecten.

Insightly biedt integratiemogelijkheden via zijn integratielaag en gekoppelde apps, afhankelijk van het abonnement en de configuratie van de gebruiker. De functies voor gegevenshygiëne omvatten workflows voor het beheer van duplicaten die helpen bij het identificeren en samenvoegen van dubbele contacten, organisaties of leads, zodat records geconsolideerd blijven. Bovendien kan het importgedrag van invloed zijn op duplicaten op basis van de matchingregels die tijdens het uploadproces worden toegepast. Het bijhouden van schone records verbetert niet alleen de rapportage stroomafwaarts, maar minimaliseert ook conflicten tijdens de automatisering.

folk: De beste CRM voor agentschappen in 2026!

folk is een AI-gestuurde CRM die contacten, gesprekken en dealcontext centraliseert zonder het installatieproces ingewikkeld te maken. Het past zich naadloos aan aan teams van agentschappen en zorgt ervoor dat meerdere leden met hetzelfde account kunnen werken tijdens prospecting, onboarding, levering en verlengingen. Dit gecentraliseerde dossier houdt een zichtbare relatiegeschiedenis bij, waardoor men niet meer afhankelijk is van het geheugen of verspreide notities tijdens overdrachten.

• Meerdere pijplijnen en aanpasbare fasen, afgestemd op verschillende activiteiten van het bureau
• Contact- en deal-tijdlijnen die de interactiegeschiedenis op één gemakkelijk toegankelijke locatie samenbrengen
• E-mail- en agendasynchronisatie om gesprekken rechtstreeks aan de juiste records te koppelen
• Taken, herinneringen en follow-up tracking om ervoor te zorgen dat de volgende stappen gestandaardiseerd zijn
• Contactverrijking om ontbrekende bedrijfs- en contactgegevens automatisch in te vullen
• Ontdubbelingstools voor het samenvoegen van duplicaten en het onderhouden van een schone database
• Eenvoudige pijplijnrapportage om de status van de fase en de voortgang van de deal bij te houden
• Integraties en automatiseringsconnectoren ontworpen om handmatige updates tot een minimum te beperken

Voor bureaus ligt het belangrijkste voordeel in het bereiken van operationele duidelijkheid in meerdere relaties. Pipelines kunnen verschillende inkomstenstromen vertegenwoordigen, zoals vaste klanten, projecten, partnerschappen en verwijzingen, terwijl taken en herinneringen ervoor zorgen dat de follow-ups binnen het team consistent blijven. Verbeterde functies voor gegevenshygiëne, waaronder verrijking en ontdubbeling, helpen dubbele records en ontbrekende velden te voorkomen, waardoor de rapportage over de pipeline in de loop van de tijd effectief blijft.

Conclusie

Kortom, Salesforce blinkt uit in maatwerk en schaalbaarheid, ideaal voor complexe behoeften van bureaus, terwijl Insightly een effectieve brug slaat tussen verkoop en projectbeheer. Folk onderscheidt zich echter als het beste alternatief voor teams die zich richten op e-mailintegratie, automatisering en sequencing. De gecentraliseerde aanpak stroomlijnt de communicatie en het taakbeheer, waardoor follow-ups consistent en contextrijk zijn. Voor bureaus die afhankelijk zijn van het onderhouden van relaties en operationele duidelijkheid, is folk de beste keuze om pijplijnen en klantinteracties soepel te laten verlopen.

Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen of boek een demo.