How to use Notion as a CRM? Step-by-step Guide

Growth exposes every weakness in a contact management system. What worked for a handful of customers quickly turns into missed follow-ups, outdated information, and hours spent searching for the latest conversation.

How to use Notion as a CRM is a question many growing teams ask because Notion offers flexibility without the complexity of traditional CRM software. Before building a workspace, it's worth understanding where Notion performs well, where its limitations appear, and how to structure it so customer relationships remain organized as the business scales.

什么是Notion？

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Notion is a modular workspace used to create and organize documents, databases, and internal processes in one place. It combines notes, wikis, project management, and lightweight database views (tables, boards, calendars) to structure information for teams and individuals.

常见应用场景包括知识库、项目跟踪、标准操作规程、会议记录、内容日历以及简易运营dashboards。

Notion 算 CRM 吗？

❌ Notion 并非客户关系管理（CRM）系统。虽然它可用于构建 CRM 模板，但其本身并不提供开箱即用的核心 CRM 功能。

Notion的"CRM"功能本质上仍是一个手动数据库：仅包含记录、属性及视图。它缺乏原生邮件和日历同步、自动活动时间线、潜在客户捕获、数据去重、信息增强、销售管道治理、业绩预测以及基于角色的权限控制——这些正是销售团队对真正CRM系统的核心期待。

Notion可作为小型流程或早期工作流的轻量级追踪工具。当数据质量、责任归属、报告生成及执行速度成为优先事项时，则需要专用客户关系管理系统。

当Notion停止扩展时

当客户数量超过二十、三十甚至一百时，建立更系统化的客户关系管理（CRM）系统的必要性便显而易见。

一款优秀的客户关系管理系统（CRM）能够自动化重复性任务，更高效地管理数据，并提前数月发送及时的跟进提醒。对于已超越基础解决方案需求的20-50人 folk 完美平衡了简易操作与高级功能，助力高效管理日益增长的客户关系。

为帮助您找到合适的解决方案，我们将探讨几款最佳的Notion替代品，同时若您尚未准备好扩展业务规模，我们也将提供如何将Notion作为客户关系管理工具发挥最大效用的见解。

CRM模板：从基础客户数据管理开始 

作为起点，我们整理了一些热门的Notion CRM就绪模板链接，您可以立即开始使用。 

• Notion上的个人客户关系管理
• Notion上的销售客户关系管理

How to use Notion as a CRM?

Notion can function as a lightweight CRM if the goal is to organize contacts, keep meeting notes in one place, and maintain a simple follow-up process. It works particularly well for freelancers, consultants, founders, recruiters, and anyone managing a relatively small network.

The challenge is that Notion doesn't include many features expected from a dedicated CRM. Email tracking, automated follow-ups, contact enrichment, and communication history all require manual work or third-party integrations. As the number of relationships grows, maintenance often becomes the biggest bottleneck.

Step 1. Start with Notion's Personal CRM template

Instead of building everything from scratch, use Notion's Personal CRM template as a foundation. It already includes a contacts database with properties that can be adapted to different workflows.

If the built-in template doesn't match your process, create your own database with properties such as:

• 全名
• 公司
• 职位名称
• 电子邮件
• 领英个人资料
• Status
• 优先级
• Last contact date
• Next follow-up
• 注释

Keeping every contact in a structured database makes filtering and searching much easier later.

Step 2. Create clear contact categories

Not every relationship should receive the same level of attention.

Create tags that reflect how contacts fit into the business, for example:

• Customers
• 前景
• 投资者
• Partners
• Candidates
• Suppliers
• Personal network

Additional tags such as industry, location, deal size, or lead source make it easier to build filtered views without duplicating information.

Step 3. Build a simple sales or relationship pipeline

One of Notion's biggest strengths is the ability to display the same database in multiple formats.

Create a Kanban board with stages such as:

• New contact
• Initial conversation
• Follow-up scheduled
• Proposal sent
• 客户
• Inactive

Moving contacts between columns provides a quick overview of where every relationship stands.

Step 4. Keep a history of every interaction

Create a dedicated notes page for each contact or use linked databases to record:

• Meeting notes
• Call summaries
• Emails sent
• Next actions
• Important personal details
• Documents or contracts

Having previous conversations available before every meeting makes follow-ups significantly more relevant.

Step 5. Schedule follow-ups

Add a Next Follow-up date property to every contact.

Then create filtered database views showing:

• Follow-ups due today
• This week
• Overdue contacts
• Recently contacted people

This helps prevent relationships from going cold, even without advanced CRM automation.

Step 6. Connect Notion with your existing tools

Although Notion doesn't offer native CRM functionality, integrations can reduce some manual work.

Depending on the workflow, connect Notion with tools such as:

• 谷歌日历
• Gmail
• Slack
• Zapier
• 制作

These integrations can automatically create pages, sync tasks, or trigger notifications, although communication tracking still remains limited compared to dedicated CRM platforms.

5 Tips for getting more value from Notion as a CRM

• Create multiple database views for customers, prospects, and networking contacts.
• Use templates for meeting notes to standardize information.
• Add relation properties between companies and contacts.
• Create dashboards showing upcoming follow-ups and recent activity.
• Review inactive contacts every month to keep the database clean.

Pros of using Notion as a CRM

✔️ Extremely flexible and customizable.

✔️ Combines contacts, notes, documents, and tasks in one workspace.

✔️ Multiple database views (table, board, calendar, list).

✔️ Ideal for freelancers and small teams.

✔️ Available across desktop and mobile devices.

Cons of using Notion as a CRM

❌ Manual data entry becomes time-consuming.

❌ No native email synchronization or tracking.

❌ No automatic contact enrichment.

❌ Limited reporting and sales analytics.

❌ Requires external tools for automation.

❌ Difficult to scale as customer relationships grow.

As soon as communication volume increases, most teams outgrow Notion's manual workflow. A dedicated CRM such as folk automatically synchronizes emails and calendars, tracks every interaction, enriches contact data, automates follow-ups, and keeps every relationship up to date without requiring constant manual maintenance.

如何将Notion用作销售客户关系管理工具

对于需要轻量级销售客户关系管理系统的用户，Notion的销售CRM模板提供了一种结构化的方式来追踪交易、潜在客户和客户互动。 该模板最适合自由职业者、个体经营者及小型团队，为其提供简单灵活的系统，避免了全功能CRM软件和自动化工具的复杂性。但当团队规模达到20-50人时，Notion的手动操作特性将形成瓶颈folk 成为理想解决方案，为需要自动化工作流和高级联系人管理的扩展型团队提供支持。

将Notion设置为销售CRM的步骤

1. 从销售客户关系管理模板开始——该模板包含基础销售流程，用于追踪客户关系、交易状态和收入。
2. 自定义交易阶段——调整销售流程阶段（例如：潜在客户、已联系、提案已发送、成交、流失）以适应您的销售流程。
3. 添加客户数据——包含以下字段：联系方式、交易金额、最近互动时间及后续步骤。
4. 使用关联数据库——在Notion中将交易与会议记录、合同或后续任务关联起来。
5. 追踪收入与销售进度——利用公式属性计算交易价值和预期收入。

使用Notion作为销售客户关系管理系统的优势

• 完全可定制，以匹配个别销售流程。
• 可视化流程视图，用于跟踪潜在客户和交易。
• 轻松集成到Notion的笔记和任务管理工具中。

使用Notion作为销售CRM的缺点

• 没有内置的提醒或邮件跟踪自动化功能。
• 随着潜在客户数量的增加，可能会变得杂乱无章。
• 需手动更新并集成外部系统才能实现完整的客户关系管理功能。

5 Best Notion CRM alternatives in 2026

正在寻找Notion的替代方案？我们为您精选了最佳的Notion客户关系管理（CRM）替代工具。 

1.folk

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最适合：20-50人的成长型团队，需要一款用户友好、可定制的CRM系统，具备强大的联系人管理和自动化功能。

folk is the ideal CRM solution for teams of 20-50 people who have outgrown Notion's manual processes. Designed for relationship-driven businesses that need to scale efficiently, folk CRM provides the automation and advanced features that medium-sized teams require while maintaining the simplicity that made Notion attractive initially. Its ability to scale with you makes it perfect for companies transitioning from basic tools to professional-grade CRM systems

主要特点

• 基于人工智能的联系人信息丰富化
• Gmail 与 Outlook 的同步
• LinkedIn and Sales Navigator integration
• Chrome extension for capturing contacts from anywhere
• Shared contact and company management
• Custom pipelines and Kanban views
• Email sequences and personalized campaigns
• AI meeting summaries and follow-up suggestions
• Workflow automation and reminders
• Advanced filtering, tags, and custom fields
• Team collaboration with shared relationship history
• Reporting dashboards and pipeline analytics

folk的优点

• 易于使用的界面
• 领英扩展程序
• 主动式人工智能驱动的销售功能
• 强大的集成选项

folk的弊端

• 低级别的用户可使用的进阶功能有限
• 大型团队的定制选项可能有限

2 HubSpot CRM

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最适合：需要功能齐全的免费客户关系管理（CRM）系统，并具备营销和销售自动化功能的企业。

HubSpot CRM是一款广受欢迎的平台，提供全套工具用于管理客户关系、自动化营销活动以及优化销售流程。 

主要特点

• 永久免费方案：专 为不介意稍作手动操作的个体经营者量身打造 。
• 邮件追踪与模板：监控邮件打开时间，并使用模板简化沟通流程。
• 管道管理：将潜在客户和交易按结构化阶段进行分类，以便更有效地追踪销售进展。
• 营销自动化工具：自动化执行邮件营销活动、潜在客户培育及后续跟进，以优化客户互动效果。

HubSpot CRM的优势

• 免费方案，功能强大
• 强大的营销与销售自动化
• 与其他HubSpot工具的无缝集成

HubSpot CRM的缺点

• 对单人用户而言可能令人不知所措
• 高级功能需要付费升级

3.Pipedrive

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最适合：专注于交易跟踪和销售管道管理的销售团队。

Pipedrive 是一款专为销售团队设计的客户关系管理平台，通过可视化销售漏斗实现高效交易管理。其核心在于优化销售流程，确保每个潜在客户都能高效推进至下一阶段，助力团队以最小投入close 交易。

主要特点

• 直观的销售流程可视化：提供拖放式界面，用于管理处于不同阶段的交易。
• 人工智能驱动的交易洞察：提供数据驱动的建议以提升交易转化率。
• 任务自动化：自动执行跟进、提醒和交易推进等重复性任务，从而节省时间。

Pipedrive的优势

• 高度可视化且直观的销售流程
• 人工智能驱动的洞察力助力提升交易转化率
• 可定制的自动化解决方案，适用于重复性任务

Pipedrive的缺点

• 更适合团队而非个人用户
• 限时免费套餐，14天有效

4 Airtable

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最适合：需要电子表格般灵活操作且具备CRM功能的用户。

Airtable融合了电子表格的熟悉感与关系型数据库的强大功能，让用户能够创建完全可定制的客户关系管理系统。对于需要灵活解决方案、又不受传统CRM结构束缚的企业而言，它堪称理想之选。

主要特点

• 定制数据库设计：允许用户根据自身需求构建专属的客户关系管理（CRM）架构。
• 自动化选项：设置工作流，根据数据更新触发相应操作。
• 协作友好功能：团队成员可实时评论、分配任务并更新记录。

Airtable的优势

• 完全可定制的数据库结构
• 非常适合整理多样化的数据集
• 协作友好型功能

Airtable的缺点

• 新用户的学习曲线更陡峭
• 缺乏内置的CRM自动化功能

5.Zoho

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最适合：需要销售导向型客户关系管理系统的中小型企业。

Zoho 是一个综合性平台，支持销售自动化、客户沟通以及人工智能驱动的洞察分析。 

主要特点

• 多渠道沟通：通过单一平台，通过电子邮件、社交媒体、电话和实时聊天与客户建立联系。
• 人工智能驱动的洞察：运用预测分析技术，为销售和客户互动提供数据驱动的建议。
• 销售自动化：通过优化潜在客户分配、跟进流程及审批环节等流程，显著提升工作效率。

Zoho 的优势

• 价格实惠，提供免费套餐
• 多渠道沟通选项
• 人工智能驱动的洞察力，助力更优决策

Zoho CRM的缺点

• 与竞争对手相比，用户界面可能显得过时
• 设置和自定义可能需要时间

结论

Notion可作为小型团队及个人用户的基础客户关系管理工具，满足灵活需求。 个人版CRM模板特别适合拓展人脉及维护职业/私人联系，而销售版CRM模板则提供简洁高效的交易与销售流程管理方案。但其缺乏自动化功能、报表生成及邮件集成能力，难以满足业务扩展需求。若您需要兼顾易用性与强大功能的CRM系统folk 理想替代方案——提供无缝的联系人管理与自动化服务。folk 试folk 。

常见问题

Notion能否作为客户关系管理（CRM）系统使用？

是的。借助模板功能，Notion能够追踪联系人、交易和后续跟进。但它缺乏原生邮件追踪、自动化和报告功能，因此更适合个人或极小规模团队使用，而非扩展销售运营。

如何将Notion设置为客户关系管理系统？

复制个人或销售CRM模板，添加联系人及交易字段，定义销售阶段，设置标签分段，并配置基于日期的跟进任务。关联备注与任务。通过集成功能实现提醒和邮件通知。

Notion CRM是免费的吗？

在Notion的免费方案中即可实现基础客户关系管理功能。随着需求增长，可通过集成工具或升级付费套餐来实现权限管理、自动化流程及邮件追踪等功能。

有什么好的Notion CRM替代方案？

若需一款易用、可扩展且集成邮件功能与自动化的客户关系管理（CRM）系统，请考虑 folk。它为突破手动工作流限制的团队集中管理联系人、销售管道、营销序列及后续跟进。